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Comment Bien Présenter vos Données dans Excel

Quelles sont les bonnes règles de présentation d'une plage de cellules que l'on veut trier, filtrer ou synthétiser ?

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60 leçons

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Règles de Présentation des Données

Objectifs

L'objectif est de comprendre les règles essentielles pour présenter les données dans Excel de manière à faciliter les tris, les filtres, et la création de tableaux croisés dynamiques.

Résumé

Apprenez à présenter vos données dans Excel pour faciliter le tri, le filtrage et la synthèse.

Description

La présentation des données dans Excel est essentielle pour tirer pleinement parti des fonctionnalités de tris, de filtres et de synthèses. Voici les règles à suivre pour une présentation optimale :

1. Une seule ligne d'entête : Utilisez une seule ligne d'entête pour faciliter l'usage des filtres et tris.

2. Aucune ligne blanche : Évitez les lignes ou colonnes entièrement vides, sauf pour espacer des sections non liées.

3. Titres distincts : Assurez-vous que chaque colonne a un titre unique pour éviter toute confusion dans les tableaux croisés dynamiques.

4. Données contiguës : Les données doivent être entourées de colonnes et lignes vides.

5. Totalisation : Placez les totaux en dehors de la plage de données pour éviter leur inclusion accidentelle dans les tris.

En suivant ces critères, vous maximisez l'efficacité de vos opérations sur les données dans Excel.

Questions fréquentes

Pourquoi est-il important d'avoir une seule ligne d'entête dans Excel ?

Une seule ligne d'entête garantit que les filtres et tris fonctionnent correctement, facilitant l'analyse des données.

Que faire si vous devez ajouter des commentaires à vos données ?

Créez une colonne intitulée 'commentaire' à côté de vos données pour rester dans les critères de présentation sans gêner les autres analyses.

Comment vérifier si votre liste de données est bien structurée ?

Utilisez le raccourci clavier Ctrl + * pour voir si toutes vos données sont correctement sélectionnées. Si c'est le cas, votre liste est bien structurée.

Programme détaillé

Accueil de la formation

Module 1 - Saisie et formatage des données

Certaines valeurs, une fois saisies, apparaissent différemment après validation. Pourquoi ? 04:57

Existe-t-il un moyen de " vider " complètement une cellule ? 02:33

Pourquoi une date apparait-elle lorsque je saisis un nombre ou effectue un calcul dans une cellule ? 02:29

J'aimerais pouvoir conserver un zéro en début de cellule lors de la saisie de codes, matricules, etc.. Comment faire ? 03:06

Des données externes arrivent dans Excel avec des formats différents. Comment connaître le format réel d'une cellule ? 04:43

Lors de l'import de données, Excel considère parfois des valeurs numériques comme du texte. Comment les transformer rapidement ? 02:28

Je voudrais appliquer un critère aux données saisies dans une plage de cellules. Est-ce possible ? 05:54

Comment faciliter ma saisie en proposant dans les cellules des petites listes déroulantes dans Excel ? 03:41

Comment, à partir d'une date saisie sous la forme 01/02/2015, obtenir automatiquement dans la cellule : " Dimanche 1 Février" ? 05:31

Est-il possible de recopier uniquement le "look" d'une cellule et pas son contenu ? 03:40

Est-il possible d'ajouter automatiquement l'expression " par m² " derrière tous les nombres d'une colonne ? 03:55

Comment faire pour colorer automatiquement le contenu d'une plage de cellules en fonction d'un critère ? 06:07

Module 2 - Raccourci

Pourrais-je avoir une liste de raccourcis clavier pratiques dans Excel ? 13:53

J'aimerais que l'on m'explique enfin clairement les deux usages dans Excel de la touche F4 du clavier ? 02:25

Module 3 - Déplacement

Existe-t-il un moyen de se positionner rapidement tout en haut de la feuille Excel ? 01:24

Existe-t-il un moyen de positionner automatiquement dans la dernière colonne ou la dernière ligne remplies d'un tableau ? 03:06

Existe-t-il un moyen de se rendre très rapidement sur la cellule de son choix 01:48

Comment dire à Excel : "Rends-toi directement sur la cellule qui contient le Grand Total de tout mon tableau ?" 03:29

Module 4 - Sélection des données

Puis-je rectifier une sélection lorsqu'elle est ratée ? 01:50

Puis-je sélectionner très rapidement toutes les cellules, remplies, d'une colonne ou d'une ligne ? 03:06

Puis-je sélectionner des éléments, cellules, lignes ou colonnes, qui ne se suivent pas ? 01:48

Puis-je sélectionner, dans toute ma feuille, des cellules selon un critère ? 03:20

Module 5 - Recopie du contenu d’une cellule

J'ai compris la méthode de recopie des données saisies mais pas bien des formules de calcul. Peut-on m'expliquer ? 06:08

Lorsque je recopie une date vers le bas ou vers la droite, j'obtiens la date du lendemain. Comment empêcher cela ? 05:17

N'y a-t-il pas moyen dans Excel, d'obtenir très rapidement sans les saisir, une suite de nombres ou une suite de dates ? 02:23

Est-il possible de ne pas tout recopier d'une cellule ? On m'a parlé du " Collage spécial ", quel en est le principe ? 03:54

J'ai saisi ou récupéré des données en minuscule, est-il possible de les transformer automatiquement en majuscule ? 05:13

Module 6 - Manipulation des Onglets du classeur

On m'a parlé d'un moyen ultra-rapide de dupliquer une feuille dans un classeur, quel est-il ? 02:25

Comment traduire les formules suivantes trouvées dans un tableau : =Résultats_Janvier !A3 ou =SOMME(Janvier ;Décembre !T8) ? 06:58

Module 7 - Calcul simple

Un collègue m'a conseillé de toujours utiliser l'icône "Somme automatique" pour faire un calcul ? A-t-il raison ? 02:22

Est-il faux de commencer une formule de calcul par le signe + ? 01:25

Après avoir inséré de nouvelles lignes dans un tableau, le total général n'en tient pas compte. D'où cela peut-il venir ? 05:07

Je vois dans les tableaux que je récupère, le signe $ dans des formules de calcul. A quoi sert-il ? 05:57

Je vois dans des formules de calcul des mots comme TVA, Taux_augmentation, Montant_Total. Comment cela est-il possible ? 06:22

Module 8 - Calculs élaborés

Mes collègues me suggèrent d'utiliser "l'Assistant fonction" pour faire des formules. Où le trouver et comment m'en servir ? 07:39

Je trouve dans mes tableaux des formules de calcul qui utilise le mot SI. A quoi cela sert-il ? 10:42

A quoi sert la fonction RECHERCHEV dans des cellules Excel ? 06:20

Comment traduire la formule : =SI(ESTNA(RECHERCHEV(A3 ;Table ;4 ;FAUX))=VRAI ; " " ; RECHERCHEV(A3 ;Table ;4 ;FAUX)) ? 06:11

Existe-t-il un moyen de compter des cellules occupées d'une zone ? 03:41

Existe-t-il un moyen de compter dans une plage, des cellules qui contiennent une certaine valeur texte ? (exemple : "Absent") 04:04

Existe-t-il un moyen très rapide de compter les cellules vides d'une plage de cellules ? 02:14

Est-il possible d'extraire automatiquement le mois d'une cellule contenant une date ? 04:16

Module 9 - Tri, Filtre

Quelles sont les bonnes règles de présentation d'une plage de cellules que l'on veut trier, filtrer ou synthétiser ? 05:06

J'ai coloré certaines cellules de mon tableau ; est-il possible de les trier uniquement en fonction des couleurs ? 01:49

Comment trier dans l'ordre, réel, des mois une plage de données qui contient les noms de mois (janvier, février...) ? 04:39

Module 10 - Manipulation des données

Existe-t-il un moyen de séparer automatiquement en deux le contenu d'une cellule ? (Exemple : prénom et nom) 04:33

Est-il possible de réunir automatiquement le contenu de 2 cellules, dans une 3ème cellule ? 03:37

J'ai dans une colonne des numéros de SS. Comment récupérer dans une nouvelle colonne uniquement l'année de naissance ? 04:54

J'obtiens 1 ou 2 dans des cellules Excel à partir de numéro de SS, mais je voudrais voir " F " ou " M ". Comment faire ? 03:57

J'ai un tableau Excel avec certaines données en colonne mais je préférerais les avoir en ligne. Comment faire ? 02:04

Module 11 - Visualisation des données

Puis-je simplement cacher des colonnes ou des lignes sans les supprimer ? 05:00

Comment conserver sans arrêt à l'écran des en-têtes de colonnes ou la colonne la plus à gauche ? 02:45

Module 12 - Sécurité- Contrôle des données

Puis-je vérifier facilement que je n'ai pas écrasé des formules de calcul en saisissant de nouvelles données ? 03:32

Puis-je protéger mon tableau pour que mes collègues n'écrasent pas mes formules de calcul ? 07:16

Module 13 - Autres fonctionnalités plus avancées

Serai-je un jour capable de faire des "Tableaux Croisés Dynamiques" ? 05:15

Il parait qu'il est possible de faire apparaître des sous-totaux en quelques clics. Est-ce vrai ? 06:40

Est-il possible, après avoir réussi à faire des sous-totaux en quelques clics, de ne recopier qu'eux, sans le détail ? 03:15

Je voudrais modifier quelque chose sur plusieurs feuilles d'un classeur en une seule fois. Est-ce possible ? 03:40

J'ai parfois besoin d'insérer dans Word ou PowerPoint un tableau venu d'Excel. Comment puis-je faire ? 03:14

Comment créer un planning sur excel et saisir ensuite une date de départ et que tout le reste se mette à jour ? 05:58

8 commentaires

4,6

8 votes

CF5600D2-B514-4F54-B963-14B521CC074C@cyberlibris.studi.fr

Il y a 3 mois

Important

93731847-9D8F-4E4A-BE2B-5CA052FEA907@cyberlibris.studi.fr

Il y a 11 mois

Intéressant

19909615-7619-48CB-8C01-AA851D7AEEE0@cyberlibris.studi.fr

Il y a 11 mois

merci pour ce travail formidable

elephorm-1431135@addviseo.com

Il y a 1 an

Très utile et complémentaire à tout autre formation Xcel même celle des tableaux croisés dynamiques. Un grand merci!!

rafspinelli

Il y a 1 an

Très bien expliqué, et à encore améliorer ma connaissance du petit Excellien que je suis !
Merci

elephorm-1167344@addviseo.com

Il y a 2 ans

Une approche très intéressante et un format pédagogique. Certes il y a quelques redites si l'on se lance dans la totalité de la formation et ce de manière linéaire, mais ce sont pour la majorité des rappels nécessaires, du moins qui ne font pas de mal !

Stephd

Il y a 3 ans

C est parfait, ce cours permet de découvrir un grand nombre de chose autour d Excel qu’on soit débutant ou déjà un utilisateur confirmé
Parfaitement expliqué et démontré

alainpaul.leclerc

Il y a 4 ans

Une excellente idée de formation, astucieuse et efficace, qui complète utilement d'autres formations qui donne trop dans le comment sans suffisamment d'exemples illustrées ni d'interaction.
Ma seule critique éventuelle concerne le choix de certaines questions (pas nombreuses à vrai dire) et, au plan pédagogique, la trop forte similarité dans la présentation de la problématique de chaque question. Une plus grande variété dans la méthode et dans l'intonation aurait conduit à une cinquième étoile.