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Manipulation des Données dans BeamOffice

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Chapitre 2 Leçon 11
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Cette leçon vous guide sur la manipulation des données dans BeamOffice, incluant l'importation et l'exportation de contacts depuis des fichiers.

Détails de la leçon

Description de la leçon

La leçon explique en détail comment manipuler les données dans la fenêtre des intervenants de BeamOffice. Vous apprendrez à créer un nouvel intervenant manuellement avec un masque réduit, ce qui est utile dans des situations de saisie rapide comme pendant des appels d'offres.

Pour les entreprises existantes, vous verrez comment importer des contacts stockés dans Outlook ou dans des fichiers Excel. Le processus d'importation décrit nécessite que les données soient au format texte Unicode afin de gérer correctement les caractères spéciaux. BeamOffice propose également une fonctionnalité de mise en correspondance des informations importées, permettant d'adapter les données aux champs de BeamOffice sans nécessiter de restructuration du fichier source.

Cette leçon est particulièrement utile pour les formations internes en entreprise et permet de structurer efficacement les données pour une utilisation optimale dans BeamOffice.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de :

  • Comprendre le processus de manipulation des données dans BeamOffice.
  • Apprendre à importer et exporter des contacts à partir de différents formats de fichiers.
  • Maîtriser la mise en correspondance des données importées avec les champs nécessaires de BeamOffice.

Prérequis pour cette leçon

Les prérequis pour cette vidéo incluent :

  • Une connaissance de base de l'utilisation de BeamOffice.
  • Des compétences en manipulation de fichiers Excel et en conversion de formats de texte.

Métiers concernés

Cette leçon est pertinente pour les métiers suivants :

  • Gestionnaires de projets qui ont besoin de centraliser les informations des intervenants.
  • Responsables de la saisie de données dans des entreprises de toutes tailles.
  • Formateurs internes en entreprise qui enseignent l'utilisation de BeamOffice.

Alternatives et ressources

Les logiciels ou solutions alternatives à BeamOffice pour la gestion des contacts et des données incluent :

  • Microsoft Outlook pour la gestion des contacts.
  • Google Sheets pour l'import/export des données.
  • Zoho CRM pour une gestion intégrée des contacts clients.

Questions & Réponses

Il faut d'abord exporter le fichier Excel au format texte unicode UTF-16, puis utiliser la fonction 'importer' depuis le menu fichier dans BeamOffice et suivre les étapes de mise en correspondance des données.
Structurer correctement le fichier Excel permet de s'assurer que les données sont bien alignées avec les champs de BeamOffice, facilitant leur importation sans erreurs.
Le format Vcard permet de regrouper plusieurs contacts dans un seul fichier et est généralement bien supporté par différents logiciels, facilitant ainsi l'importation sans perte de données.