Top 6 des alternatives à Trello

Trello est une application de gestion de projet, dont l’organisation repose sur des planches dans lesquelles les tâches sont listées sous forme de cartes placées dans des colonnes-titres, sur le modèle du tableau Kanban. Lancé en 2011, le site Trello revendique aujourd’hui 4,75 millions d’utilisateurs. Malgré son succès, il connaît une forte concurrence, due notamment à l’accroissement du travail à distance et au développement de nombreux outils de gestion de projets en ligne. Trello reste-t-il incontournable ? Quelles alternatives existent, avec quels points forts ?

Lors de sa mise en ligne en 2011, Trello constituait une nouveauté : un site de gestion de projet en ligne, gratuit, organisé selon la méthode Kanban utilisée par Toyota pour son système de production. Le principe est simple : une carte représente une tâche, et celle-ci navigue dans les différentes étapes du projet affichées en colonne. Les étapes les plus connues se nomment « à faire », « en cours » et « fait ». En proposant cet outil en ligne, avec des options de partage et d’attributions de droits de gestion, Trello a connu un succès grandissant. Mais ces dernières années, notamment du fait de la crise sanitaire de la Covid-19 et de l’augmentation du télétravail, la demande et l’offre pour ce type d’outil se sont accrues. Limité dans sa version gratuite, Trello ne convient pas à toutes les organisations, ni à tous les profils ou projets, et ses concurrents apportent des ergonomies ou des fonctionnements qui en font des alternatives solides. Récents ou éprouvés, voici une sélection d’outils de gestion en ligne.

Asana, le presque jumeau

Créé en 2008, Asana est très proche de Trello par son ergonomie et son fonctionnement. La similitude visuelle des deux sites se remarque immédiatement. Toutefois, Asana propose différents modes de vue, dont le tableau Kanban ou une vue en liste.
Les versions payantes d’Asana sont un peu plus élevées que celles de Trello, mais offrent l’intégration d’outils essentiels tels qu’Adobe Creative Cloud, Slack, Office 365, Gmail, Google Agenda, Outlook, Canva et Salesforce. Par exemple, les emails de Gmail ou les conversations dans Slack se transforment en éléments d’action dans Asana, ou les designs créés dans un logiciel Adobe peuvent être directement partagés dans un projet.
Asana propose également plus de fonctions, comme le très pratique affichage de l’état d’avancement d’un projet, la planification individuelle, ou l’intégration de feuilles de calcul. L’outil est particulièrement adapté aux projets qui demandent plus de 30 tâches, pour de petites ou grandes équipes.

Si Asana est un presque jumeau de Trello au niveau esthétique, ses intégrations et fonctionnalités offrent plus de souplesse dans le suivi simple de projets importants.

Airtable, pour intégrer des données

Airtable pourrait être à première vue considéré comme un équivalent de Microsoft Excel en ligne. Mais le site est bien plus que cela. Doté d’une large richesse de fonctions, Airtable permet tout autant de créer de simples formulaires en ligne que d’organiser la gestion et le suivi de projet avec de multiples vues : tableau Kanban, diagramme de Gantt, calendriers, cartes, etc. Le point fort du site repose sur la conception et l’intégration de données de toutes sortes. À partir de là, les utilisateurs peuvent créer des tâches personnalisées, automatiser des actions répétitives, générer des rapports, etc. La puissance d’Airtable permet de répondre à des cas d’usage spécifiques à chaque projet. Créé en 2012, le site compte HBO, Netflix, Time ou de grandes métropoles parmi ses clients.
Avec des coûts d’abonnements similaires à Asana, Airtable s’adresse aux entreprises dont la gestion de projets nécessite d’organiser des données.

Basecamp, pour le travail d’équipe

Lancé en 1999 sous le nom de 37signals, Basecamp est un outil de gestion de projet en ligne doté d’une plateforme de collaboration et de travail. Le site propose une esthétique simple et lisible, où les projets, les tâches, les calendriers et les discussions sont présentés sous forme de cartes. Malgré l’absence de vue Kanban, le suivi de l’avancement des dossiers reste intuitif et les utilisateurs s’approprient aisément l’outil.
La tarification de Basecamp s’applique à la structure, et non à chaque utilisateur, au prix fixe de 99 $ par mois –dont 30 jours gratuits. Son fonctionnement implique de diviser l’entreprise en équipes ou en projets : les membres de l’équipe sont affectés aux tâches à accomplir, et la collaboration est facilitée par des tableaux de messagerie et un chat de discussion, individuelle ou en groupe. C’est le gestionnaire du compte qui attribue les tâches aux autres rôles de l’organisation, et il dispose pour cela d’une vue spécifique. Chaque utilisateur peut en outre préciser ses disponibilités horaires journalières, qui seront visibles par ses collègues. Les notifications peuvent être bloquées ou non pendant les temps d’indisponibilités, selon le choix de chaque personne.

Basecamp s’adresse tout particulièrement aux entreprises qui souhaitent un outil unique pour la gestion de projets, l’assignation de tâches et la collaboration efficace des membres d’une équipe. Pour les entreprises de plus de 10 personnes impliquées dans l’avancement des projets, Basecamp constitue une solution tarifaire intéressante.

Monday.com, pour automatiser les flux

L’application web et mobile Monday.com est un outil de gestion de projet intelligent, qui s’appuie sur le flux de travail et l’automatisation. Son esthétisme simple offre peu de distractions, et assure une facilité d’utilisation. Les projets et tâches peuvent être affichés en tableau Kanban, en listes, en feuilles de calcul ou en cartes. Des modèles prédéfinis sont proposés pour créer une affaire, tout en laissant la possibilité de créer le modèle et la structure de son choix pour chaque projet.
Monday.com propose des tableaux de bord et d’analyse entièrement paramétrables, tant dans leurs items que dans les options de partage aux membres de l’équipe. L’application permet de créer des formulaires intégrés, automatisés, qui facilitent le suivi de l’activité de l’entreprise, de chaque projet et de chaque membre de l’équipe. Les intégrations de Monday.com telles que les applications Google, Slack, Outlook, Excel, Zoom, Zapier, offrent la possibilité de créer des actions automatisées dans l’application : les tâches répétitives sont confiées à l’application.
Monday.com s’adresse aux structures qui possèdent plusieurs équipes et qui souhaitent automatiser leurs flux de travail. Sa tarification est légèrement supérieure à celle de Trello, voire beaucoup plus pour les solutions sur-mesure.

ClickUp, pour les réunir tous

Esthétiquement très proche de Trello, l’outil de gestion de projets ClickUp offre toutefois la possibilité d’utiliser des vues Kanban, calendrier, Gantt, liste, etc. Les utilisateurs peuvent créer des documents directement dans l’application, puis les partager en interne ou en externe. Les commentaires et post-its se transforment en tâche de travail.
Le point fort de ClickUp est d’intégrer les fonctionnalités de suivi de temps, de gestion des ressources, de feuilles de calculs, de données, de chat, de commentaires. Pour compléter cette offre de tout-en-un, ClickUp dispose de plus de 1000 intégrations, dont Trello et Basecamp, ce qui en fait l’outil de gestion de projets le plus transversal et le plus complet.
La tarification de ClickUp est attractive, avec une version payante à 5 $ par mois et par utilisateur qui comprend notamment un nombre illimité de stockage et d’intégrations. L’outil constitue une sérieuse alternative à Trello, tant par ses fonctionnalités que par sa tarification.

Wrike, pour les créas

Créé en 2003, Wrike est un outil de gestion de projet en ligne qui se personnalise entièrement en fonction des goûts et besoins des utilisateurs. Le site offre un esthétisme simple, une utilisation intuitive, et différentes vues : tableau Kanban, diagramme de Gantt, calendrier, listes, etc. Les fonctionnalités de l’application ont été pensées pour les équipes créatives : les supports numériques peuvent être partagés, commentés, modifiés, et approuvés dans Wrike. L’outil propose également des systèmes de gestion de flux de travail créatifs et intègre une multitude d’applications telles qu’Adobe Creative Cloud, Office 365, Salesforce, applications Google, etc.
Wrike dispose de tableaux de bord personnels, du contrôle de version d’un document, du suivi de temps et de budget d’un projet, d’une fonction duplication pour les tâches récurrentes, de la possibilité de modifier en ligne, en direct et à plusieurs utilisateurs un seul document (comme sur Google Drive), et de communiquer via un chat intégré.

Le site favorise et facilite le suivi de l’avancement des projets en intégrant directement le projet et ses éléments plutôt qu’en s’appuyant sur le partage de fichiers. Wrike s’adresse aux agences de marketing et aux entreprises avec des flux de travail et des processus de création complexes. Ses tarifs sont plus élevés que Trello : l’abonnement répondant à la majorité des besoins des entreprises dans la gestion de leurs projets s’élève à 24,80 $ par mois et par utilisateur.

L’étude des outils de gestion de projet en ligne montre que Trello représente une solution simple et ouverte au plus grand nombre. Ses fonctionnalités basiques et sa tarification accessible expliquent son succès. Pourtant, dès lors qu’une entreprise a des besoins spécifiques pour la gestion de ses projets, Trello se trouve dépassé par une concurrence qui développe des atouts adaptés aux organisations, aux procédures et aux domaines des entreprises.

Des centaines d’outils de gestion existent actuellement sur le web, et Zenkit, Meistertask, KanbanFlow ou Wekan représentent des outils alternatifs à Trello au même titre que ceux présentés dans cet article.