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Faire une lettre pour son publipostage avec Word 2016

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Lettres de publipostage
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Dans cette vidéo en ligne pour apprendre Word 2016, le formateur expert vous explique les lettres de publipostage. Le but de cette formation est de faciliter la diffusion de fichiers vers plusieurs destinataires. Pour ce faire, vous préparez une lettre pour servir de modèle. Dans ce cas, la lettre doit contenir des champs variables qui correspondent aux informations individuelles relatives à chaque destinataire. Il est alors indispensable de créer une base de données source stocker toutes les informations dédiées à la lettre. Pour cela, vous utilisez Microsoft Excel. Dans une feuille d’Excel, vous créez des champs ayant chacun comme intitulé les variables définies précédemment. Dans ce cadre, il est indispensable d’éviter les fusions de champs qui peuvent vous induire en erreur. Par la suite, vous insérez des enregistrements dans votre nouvelle table avec les données individuelles de chaque destinataire. Une fois votre base de données établie, vous fermez Excel puis vous repassez dans Word. Arrivé à ce stade, vous basculez en publipostage. Pour y parvenir, vous cliquez sur l’onglet Publipostage de la barre des menus pour sélectionner Démarrer la fusion et le publipostage. Dans ce sous-menu, vous avez les différentes formes de publipostage prédéfinies. Cependant, en guise d’entraînement, vous travaillez avec l’Assistant Fusion et publipostage pas à pas. Vous affichez ainsi une boîte de dialogue concernant le mode de publipostage. Elle vous présente de manière élaborée, les six étapes pour un publipostage. Dans la première étape, vous définissez le modèle de fichier à utiliser. Vient après la définition d’un document de base. Dans la troisième étape, vous gérez les destinataires en choisissant de parcourir une liste existante. Par conséquent, vous importez la base de données précédente. Vous avez de ce fait la possibilité de mettre un filtre pour une sélection des données. Concernant l’étape 4, elle correspond à l’écriture de votre lettre. Vous attribuez donc, pour chaque champ variable de la lettre, un élément du panneau Publipostage. L’étape 5 vous permet de modifier ou rectifier les données de chaque champ. La dernière étape finalise la fusion et renvoi à l’impression. Pour conclure, le publipostage vous permet un gain de temps considérable.