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Tuto OpenOffice | Travail en mode modifications : accepter, refuser, filtrer, protéger l'historique

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Travail en mode modifications : accepter, refuser, filtrer, protéger l'historique
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Le mode de modification que nous allons voir maintenant est un peu différent du précédent dans la mesure où il permet vraiment de travailler à plusieurs sur un même document. Les différents ajouts ou suppressions faits par vos collaborateurs apparaitront dans le texte avec une couleur différente par intervenant, vous pourrez ainsi suivre les modifications portées par chacun, pour qu’elle soit visible dans le document, il faut d’abord afficher ces modifications. Dans le menu éditer, sélectionnons modification puis afficher, les modifications apparaissent maintenant dans le document. En laissant le curseur sur une de ces modifications, une info bulle apparait, elle donne le type de modification, le nom de l’auteur, la date et l’heure. Notons aussi le repère dans la marge qui permet de situer la modification dans le texte. Voyons maintenant comment ajouter nos propres modifications pour qu’elles soient enregistrées, dans le menu éditer, sélectionnons modification et enregistrer. A partir de maintenant, touts les modifications que nous ferons dans le document seront enregistrées, elles s’afficheront dans la couleur qui nous est attribuée automatiquement, supprimons un mot, il se barre en rouge, il se peut que vous ne souhaitiez pas intervenir sur une modification, mais simplement y ajouter un commentaire, dans ce cas, positionnez le curseur sur le mot devant porté le commentaire, dans le menu éditer, sélectionner modification puis commentaire, une fois le commentaire saisi, cliquez sur OK pour refermer la boîte de dialogue. Nous verrons un peu plus loin où s’affichera le commentaire. Maintenant que tous nos collaborateurs ont travaillé sur le document, il faut débarrasser de toutes ces marques pour en faire un document lisible, nous allons donc accepter ou rejeter les modifications, toujours dans le même menu éditer modification, sélectionnons accepter ou rejeter. La fenêtre qui s‘ouvre est identique à celle que nous avions rencontrée lors de l’étude la version des documents, mais allons un peu plus loin dans cette fenêtre, la liste est hiérarchisée, lorsqu’un premier rajout a été fait, si quelqu’un est intervenu pour supprimer cet ajout, ce dernier sera inscrit en grisé et dépendante de la dernière action, sélectionnons une action et cliquons sur le bouton accepter. Une fois la modification acceptée, Writer passe directement à la suivante, déplaçant la page pour laisser apparaitre la surbrillance de la sélection. Les commentaires que nous avons insérés tout à l’heure apparaissent dans la fenêtre sous description, intéressons-nous à l’onglet filtre, il nous est possible d’appliquer des critères de filtrage en fonction de la date, de l’auteur, une action ou encore d’une description. Ces critères sont combinables, on peut en utiliser plusieurs en même temps, si nous cochons auteur, sous l’onglet liste n’apparaitront que les modifications faites par cet auteur, pour annuler le filtre, décochons les critères dans la fenêtre. Nous en avons presque fini avec ce mode pratique de modification, vous avez sans doute remarqué une entrée dans le menu modification que nous n’en avons pas encore parlé, l’option protéger l’historique. Qu’est ce que cela signifie ? En faite un mot de passe va être attaché au document, si des modifications ont déjà été enregistrées et que nous activons la commande protéger l’historique, seul le détenteur du mot de passe pourra accepter ou rejeter ces modifications. Par contre si les modifications n’ont pas encore été apportées, seul le détenteur de mot de passe pourra enregistrer les modifications qu’il apportera. Nous avons vu qu’à chaque intervention enregistrée correspond une couleur. Si Writer les attribue automatiquement, vous pouvez cependant les paramétrer comme vous le souhaitez. Dans le menu outils, sélectionnons options puis Writer puis modification, l’ensemble des couleurs qui apparaissent est paramétrable ici, il suffit de choisir dans une des listes déroulantes. Nous savons maintenant travailler à plusieurs sur un document dans la couleur de notre choix et en filtrant les modifications suivant les critères que nous avons déterminés.