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Tuto OpenOffice | Lettre type, fusion, publipostage

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Lettre type, fusion, publipostage
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Maintenant que nous savons manipuler les tables de base de données et que nous avons vu les champs en action dans un formulaire, intéressons-nous au mailing. Le mailing encore appelé publipostage correspond à l’enchainement de 3 étapes, la réalisation des tables, de base de données, la réalisation de la lettre type et la fusion des 2. Notre table d’adresses de clients est déjà réalisée, il nous faut maintenant construire la lettre type. Dans cette lettre, nous allons insérer les champs de la base de données, affichons la base de données en cliquant sur l’icône source de données, dans cette fenêtre, sur la parie gauche, toutes les bases de données connues d’openoffice.org sont listées. Une arborescence montre le contenu du fichier de base de données, et le contenu des tables s’affiche dans la partie droite, toutes les données y sont affichées. Nous allons maintenant glisser les champs dont nous avons besoin dans le document, cliquons sur le premier champ, maintenons le doigt sur la souris et glissons-le à l’endroit où nous souhaitons, relâchons, il s’est inséré. Tapons un espace et glissons de la même façon les autres champs, sélectionnons-le et glissons-le dans le document à l’endroit souhaité, relâchons, insérons donc tous nos champs. Notre lettre type est presque terminée, il reste cependant un champ à insérer celui qui permet d’ignorer un paragraphe vide. En effet, notre paragraphe adresse contient 2 lignes de champ alors que parfois une seule est nécessaire, il y a des champs adresse 2 qui sont vides, nous allons donc les masquer. Positionnons le curseur devant la ligne du paragraphe qui doit être masqué, dans le menu insérer, sélectionnons champ et puis autre, la fenêtre champ s’est ouverte. Sous l’onglet fonction, sélectionnons paragraphe masqué et nous allons maintenant indiquer la condition. Notons en entier le nom de la table, pour connaitre ce nom, laissez la souris quelques secondes sur le champ et son nom s’affiche, vous devez le saisir exactement comme il s’affiche dans le document, faisons un espace et saisissons maintenant la condition égale qui s’écrit avec un double égal et enfin le paragraphe vide indiqué par 2 guillemets, cliquons sur insérer puis fermer, le champ est à peine visible devant le paragraphe, pour le modifier nous double cliquons dessus, refermons cette fenêtre, nous allons maintenant vérifier si la condition indiquée s’applique bien, sélectionnons un enregistrement et cliquons sur l’icône données dans les champs, cela n’a pas marché, vérifions si dans l’option afficher et paragraphe masqué ne sont pas cochés, c’était cela, vérifions pour une ligne entière cliquons sur données dans les champs, elle s’affiche correctement. Notre lettre type est terminée, nous allons maintenant passer à la fusion des données et de la lettre c'est-à-dire à son impression, sélectionnons fichier puis imprimer. Writer a reconnu qu’il y avait des champs dans le document et nous propose d’imprimer une lettre type, cliquons sur oui, dans cette fenêtre nous allons sélectionner les enregistrements qui doivent être imprimés et si nous imprimons dans un fichier, vous verrez une imprimante, si nous imprimons dans un fichier, nous devons indiquer un chemin vers lequel sera enregistré ce fichier et également le nom qui sera choisi pour le nommer. Si nous cliquons sur tous en dessous d’enregistrement, ce sont tous les enregistrements contenus dans la table qui s’imprimeront. Si nous cochons sur 2, c’est une plage qui sera imprimée, si nous sélectionnons des enregistrements dans la fenêtre, enregistrement marqué se dégrise, nous pouvons sélectionner d’autres enregistrements en maintenant la touche ctrl. Cliquons maintenant sur OK, notre mailing est terminé, il part à l’impression.