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Tuto Excel | Les options avancées

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Les options avancées
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Alors comme vous pouvez le constater, notre base là elle est quand même assez copieuse, alors c’est une base qui concerne une équipe de coiffeuses vous voyez nous avons Céline Claudine et Emeline, donc ces coiffeuses chaque fois qu’elles effectuent un travail, par exemple là ils ont un numéro ticket 102, elles ont fait donc plusieurs opérations vous voyez 1, 2, 3 et 4 opérations sur la personne, un brushing, une coupe, un soin revitalisant, elle note et ça permet donc voilà comment la personne a payé le montant et ainsi on peut savoir quel chiffre d’affaires elles ont fait et par rapport à des hommes par rapport à des femmes, par rapport aux enfants, quel type de chose elles font chacune, donc ce qu’on va essayer de savoir, on va essayer de savoir chaque vendeuse combien elle fait de chiffres d’affaires en ce qui concerne les hommes, les femmes et les enfants. Donc pour ça on va utiliser le tableau croisé dynamique donc insertion voilà on fait bien comme tout à l’heure sélectionner un tableau ou une plage donc elle l’a fait sans aucun souci je peux revenir, je pourrai sélectionner ma base, mais moi je suis sûr que ça va jusqu’à 2299 lignes, nouvelle feuille donc ok voilà. Alors maintenant on va construire notre tableau alors on a dit qu’on voulait savoir pour chaque vendeur ou vendeuse voilà pour homme et femme par type de personne, le chiffre d’affaires, montant donc ça reste encore ça a mis un nombre on va mettre tout de suite la somme et ça reste encore comme tout à l’heure là c’est simple, somme ça nous fait une petite révision, tout dans le format je vais mettre que je veux le chiffre entier puisqu’on est pas quand même au centime près voilà. Donc là vous constatez que j’ai pour les enfants Céline a réalisé tant de chiffres, Claudine, Emeline pour les femmes pour les hommes et j’ai un total général, total général pour Céline, je les ai en ligne et en colonne. Alors on voit aussi qu’ici on a une ligne vide alors pour supprimer cette ligne vous voyez que par rapport à chaque champ on a une petite flèche qui est un filtre, on a pour les hommes, les femmes, enfants et aussi pour vendeur, donc on va venir cliquer ici et décocher vide voilà, ainsi la ligne vide disparait. Ensuite ici homme, femme si je voulais par exemple que les hommes femmes et plus les enfants je pourrai venir décocher les enfants. Si je veux tout revoyer le symbole on voit qu’il y a un filtre qui est posé dessus, je reclique et je dis sélectionner tout ok. Alors maintenant si je veux faire une autre sorte de tableau ou tout simplement si je veux que ces données parce que là elle m’a tout pris je veux que se soit par mois, et bien tout simplement je peux prendre mois et je le glisse dans filtre du rapport. J’aurai pu je vais le relever en décochant vous avez vu, je le mets, je peux soit décocher soit je clique et je glisse, je vais le remettre, je n’ai pas positionné au bon endroit donc bien sûr il faut être bien positionné au bon endroit donc je vais l’enlever voilà. Là je me mets je peux très bien prendre mon mois et venir tout simplement le glisser dans mon tableau, ça va parler aux personnes qui travaillaient sur des anciennes versions le fait de glisser de glisser dans le tableau, c’est ce qu’on faisait avant donc notre mois est là et là je vais pouvoir sélectionner, je ne veux que le mois de janvier, je ne veux que le mois de février regardez les chiffres là on a 9059, je dis ok voilà. Donc, on peut sélectionner comme ça le mois pour lequel on est intéressé on peut enlever ces filtres, il suffit de dire sélectionner tout voilà ok. Donc à partir du moment où on prend tout, il n’a plus besoin de sélection de filtres. Le vendeur on va garder on va toujours cacher les noms vides, alors on pourrait rajouter une information alors là on sait le chiffre d’affaires on pourrait dire on aimerait bien connaitre le nombre de personnes qui ont été traités en même temps et tout simplement comment on peut trouver le nombre dans cette base de données tout simplement en demandant le numéro de tickets, le nombre de tickets puisqu’une personne a un seul et unique ticket, on va le mettre là nombre de tickets, vous voyez que la somme est ici et le nombre de tickets qui correspond c'est-à-dire que ces lignes pour réaliser un chiffre d’affaires de 550 euros pour les enfants, elle a dû traiter 36 enfants. Voilà comment il faudrait le lire, alors comment vous pouvez le voir, ce n’est aps forcément très très lisible à ce moment-là je vais prendre mon champ homme femme enfant qui est ici et je vais le glisser ici, faut bien le glisser vous voyez il fut qu’il y ait la barre voilà. Alors, j’aurai pu faire autrement, je fais annuler la dernière action, j’aurai pu tout simplement venir chercher mon étiquette ici, mon champ ici et le mettre là voilà. Donc effectivement comme ça ça parait plus lisible, on a homme femme enfant, le montant et le nombre qui va en face voilà. Donc là ce que je vais vous montrer vous avez vu apparaitre des petits moins en face juste à côté des prénoms des personnes l’outil tableau croisé dynamique, vous avez 2 choses options et vous avez création. Alors en ce qui concerne l’option, ici vous avez liste des champs, au cas où elle disparaisse, votre liste de champs réapparait et juste en dessous vous avez le bouton plus moins, je peux les enlever et les faire arriver. Maintenant je peux cliquer sur ce bouton, il devient plus c'est-à-dire que ça groupe les données qui concernent les lignes, je fais il devient plus parce qu’on peut obtenir plus, c’est pour ça qu’il se transforme en plus et donc je peux effectivement réduire mon tableau comme ça et ne ressortir que le détail de Claudine, mais je peux aussi dire je ne veux pas ces petits boutons et je peux les appeler comme ça. Je peux enlever ou mettre les entêtes en général on garde ces entêtes, mais pour une présentation autre voilà. Alors, il faut savoir quand même que je vous l’ai dit tout à l’heure si vous changez des données ici, vous avez vu dans votre feuille, elle a créé la fameuse feuille puisqu’on lui a demandé de faire ça dans une nouvelle feuille, il faut savoir, il faut actualiser les données donc le bouton est ici, il est dans options actualiser les données. Mais si quelquefois on perd un petit peu l’emplacement des choses, on peut par un clic droit actualiser voilà, donc là ça mettrait notre base de données à jour qui est toujours conservée si vous fermez votre classeur vous l’enregistrez, quand vous allez revenir il sera comme ça si vous êtes intervenu sur votre base, notre base qui est ici à ce moment-là il faudra faire actualiser. Moi je vous conseille vous voyez feuille 10 c’est vrai que ce n’est pas parlant le mieux ça serait de renommer cette feuille donc on va renommer, vous avez vu, j’ai fait un clic droit renommer et on va l’appeler tableau croisé dynamique coiffeur, alors je mets des abréviations parce que sinon ça fait un peu grand voilà. Donc notre tableau on pourrait aussi le représenter un peu plus joliment donc on va aller dans création et là vous avez toute une série enfin de tableau de mise en forme déjà établi pour vous, il y en a vraiment beaucoup donc c’est assez sympathique alors il suffit de se positionner dessus et ça vous donne un aperçu de ce qu’elle vous offre voilà vous en avez encore en dessous alors il faut savoir que cet aperçu il est différent selon certaines options. Regardez, je vais vous montrer sur le dessous, vous voyez ici voilà maintenant je vais passer fermer et regardez je vais mettre ligne à bande et je vais revenir dessus alors je vais tout ouvrir puisque c’était tout ouvert on était tout en haut alors regardez ligne à bande ça veut dire simplement que chaque ligne une fois sur deux sera foncée. Alors, on a la même chose pour les colonnes, si j’avais coché colonne ici et bien maintenant elle m’offrirait autre chose, je vais toujours ouvrir la totalité donc c’est vrai que ligne à bande et à colonne, ça fait un petit peu beaucoup, ça dépend des modèles, vos goûts qui vont faire que votre choix sera une telle ou une telle donc je vais refermer, je clique ailleurs, on peut aussi en tête de ligne ou pas en tête de ligne donc vous avez vu elles restent blanches, les entêtes c’est ceci d’accord elles restent blanches alors que quand je mets entête elles sont selon les modèles il faut peut être que j’aille plus loin parce que voilà vous l’aurez d’une autre façon l’entête des colonnes voilà un petit peu pour la mise en forme, mais il faut vraiment jouer il faut vraiment jouer. Alors ce que vous avez ensuite c’est la disposition du rapport alors vous avez des dispositions différentes voilà et ça, c’est votre pareil c’est votre choix, ensuite on a totaux généraux sous totaux donc ne pas afficher les sous totaux voilà donc vous avez les données, mais vous n’avez pas de sous totaux afficher le sous totaux et total général c'est-à-dire la ligne du bas total général voilà on va dire désactiver pour les lignes et les colonnes voilà activer pour les lignes et les colonnes nous bien sûr on n’a sue des lignes, mais si on avait un total ici alors ça le désactiverait. Alors pour en terminer avec les tableaux croisés dynamiques, on va poursuivre après avec les graphiques tiens une dernière chose on peut regrouper aussi si par exemple Céline et Claudine ce sont des permanentes et Emeline est une apprentie, on aurait plusieurs apprentis admettons que le tableau continue on voudrait grouper par apprenti ou soit par permanente, je sélectionne mes personnes et je vais dire grouper grouper la sélection voilà groupe 1 et effectivement on va retrouver nos petits plus nos petits moins donc grouper la sélection et donc j’aurais pu là si j’avais plusieurs salariés apprentis et bien faire la même chose. Voilà donc à quoi sert le bouton grouper, une autre petite chose aussi que je vais vous montrer avant de passer aux graphiques, c’est que vous voyez vous avez un doute sur cette somme admettons vous vous dites, mais qu’est ce que c’est que cette somme et bien vous allez effectuer un double clic et qu'est-ce qui va se passer, elle va vous donner le contenu de votre base de données qui a composé ce chiffre. Alors, c’est très pratique pour l’analyse parce qu’admettons ce n’est pas possible ce chiffre est forcément faux et bien là il vous extrait la partie de al base qui a servi à faire le calcul, elle vous l’extrait et vous la met sur une autre feuille alors feuille 11 voilà, donc je vais la supprimer voilà supprimer la feuille et je reviens ici donc ça, c’est très très intéressant parce que si on a une erreur on peut la retrouver facilement, voilà pour ce qui est des tableaux croisés dynamiques lors de la prochaine leçon on passe aux graphiques dynamique bien sûr.