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Tuto Excel | Le tri et les filtres

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Le tri et les filtres
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Alors comme vous pouvez le voir, je suis revenue sur notre fameuse base de données et là maintenant on va pouvoir un petit peu exploiter, trier, filtrer et puis, dans la leçon suivante, nous allons encore jouer avec et faire des sous-tuto et supprimer des doublons, valider des données et là vous allez vraiment comprendre pourquoi j’ai insisté sur la bonne construction d’une base de données. Alors, dans un premier temps, imaginez que vous vouliez ressortir que les femmes, par exemple hein, et plus avoir à apparaître à l’écran les hommes. Eh bien, tout simplement nous allons poser un filtre. Et dans données, dans votre bande de données, vous avez ici « Trier » et « Filtrer » et vous allez dire « filtrer ». Qu’est-ce qui s’est passé sur la première ligne ? Donc, d’où l’importance toujours de la première ligne avec les noms des colonnes. Vous avez sexe ici et vous avez les petites flèches qui sont venues alimenter chaque colonne. Eh bien, je vais cliquer sur sexe, elle me propose « sélectionner tout » ou que les femmes, ou, que les hommes, eh bien là ça ferait tout, du coup. Donc on a dit qu’on voulait que les femmes, je dis ok. Voilà à l’écran, n’apparaissent que les femmes. Si j’imprime ce document, ne sera imprimé que ce que je vois à l’écran. Si je veux trouver à nouveau tous mes éléments, soit je dis « effacer le filtre » et voilà. Or, je peux trier par étape, c’est-à-dire, je ne veux que, on va changer un petit peu sinon on va me traiter de sexiste. On va prendre les hommes, donc je ne veux que les hommes, et dans les hommes, je ne veux, par exemple que les ETAM. Alors, je désélectionne tout et je clique sur ETAM. Voilà, je peux continuer comme ça, que ceux qui sont aux postes informatiques. Donc, que les informaticiens hommes, et voilà. Donc, ma liste est filtrée selon plusieurs critères, mais je ne perds aucune donnée. Je veux tout rétablir, je reclique sur filtrer, ça enlève les filtres et ça rétablit tout. Voilà, donc ça, c’est une première chose. Donc, maintenant nous allons voir un filtre un petit peu plus complexe. Imaginez que je veuille que les personnes qui habitent en Haute-Savoie. C’est donc toute personne qui a un code postal qui commence par 74. Dans ce cas là, je vais demander un filtre numérique et ce qui va être entre. Alors je vais demander que le champ CP soit supérieur ou égal à 74000 et je vais demander à ce qu’il soit inférieur, donc « et » hein, pas « ou » est inférieur 75999, voilà. Et donc, maintenant, je n’ai que les personnes qui vivent en Haute-Savoie. Je vais rétablir mon filtre, effacer, voilà et maintenant ce que je pourrais c’est vouloir faire un tri. Or, on peut vouloir faire des tris par société de façon à ce que les salariés soient classés par société ou par le nom ou par le prénom, enfin, selon. Donc là je vais demander de faire un tri par société. Alors, je donne toujours un conseil, c’est de revenir en cellule A1 parce que, si vous êtes, pour une raison ou pour une autre, vous avez sélectionné, ça va trier dans la sélection. En grand principe, je demande toujours qu’on revienne en cellule A1, donc « CTRL HOME » et normalement, on revient à la cellule A1. La cellule A1 est ici puisque on a notre fameux volet qui est figé qu’on avait posé tout à l’heure. D’ailleurs on va dire « trie », « trier par » et là on va choisir « par société ». On choisit un ordre de A à Z, ça pourrait être l’inverse, hein. On dit ok et donc on a notre société « ELEPHORM » avec ses salariés, ensuite la société « GUIDANCE » et « OPTIMUM ». On pourrait faire deux tris, on pourrait dire, je veux trier par société, j’ajoute un autre niveau, et puis je veux dire, par ordre alphabétique par rapport aux noms. Donc elle triera en premier les sociétés, ensuite elle me le mettra les salariés de chaque société, vous voyez « OPTIMUM » commence ici, « GUIDANXE » se termine là, « V » pour « GUIDANCE » qui termine et puis « B », « C », « D », voilà. Alors, ça c’est tout ce qui est trié. Mon conseil c’est de bien vérifier que vous n’ayez pas sélectionné une partie de votre fichier, car sinon ça ferait un petit brassage et les gens seraient punis à la bonne date, voilà. Donc on va poursuivre maintenant. J’ai eu l’air d’insister sur le fait qu’il fallait surtout revenir en cellule A1 pour ne pas avoir une sélection malencontreuse. Je vais vous le démontrer comme ça je serai sûre que vous allez le retenir. On voit ici qu’OPTIMUM 29/04/77 retenez la date 77 et il est contrôleur qualité. Donc je vais faire un tri, alors je vais dire par la colonne naissance, donc la colonne E, voilà, ok. Et voilà. Donc, maintenant il se retrouve en 60, monsieur BLEUET Philippe se retrouve dirigeant et non plus responsable, je ne sais plus ce qu’il était, non agent d’entretien ou je ne sais plus, né en 60 et non plus en 77. Donc, ça peut être très dangereux, donc retenez bien de revenir en cellule A1 ou de vérifier que vous n’avez aucune sélection. Donc, soit vous faites « annuler trier » ou alors « CTRL+Z » pour annuler notre dernière action et tout rentre dans l’ordre. Il retrouve sa fonction et sa date de naissance, voilà. Donc, nous poursuivrons en suite la prochaine leçon sur tout ce qui est validation de données, suppression de doublons et filtre élaboré.