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La notion d'extraction et d'archivage dans SharePoint 2013 (CheckIn/CheckOut)

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  • 6h16 de formation
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La notion d'extraction et d'archivage dans SharePoint 2013 (CheckIn/CheckOut)
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Dans ce cours en ligne SharePoint 2013, le formateur vous apprend la notion d’extraction et d’archivage (CheckIn/CheckOut). L’objectif de ce cours est de maîtriser les outils qui permettent de contrôler la modification des fichiers de type Office par des personnes extérieures à votre environnement. Pour ce faire, vous devez vous baser sur un fichier d’une bibliothèque SharePoint. Cette dernière doit encore être créée dans Créer une bibliothèque de document puis Ajouter une nouvelle application. Une fois cette action faite, les options d’extraction et d’archivage se trouvent dans l’onglet Bibliothèque. L’icône correspondant au paramétrage de la bibliothèque vous permet d’accéder à la section paramètre Générale puis paramètre Contrôle de version. A ce stade, SharePoint vous donne le choix de verrouiller un fichier lorsque celui-ci est en cours de modification par vous-même ou un autre utilisateur. De plus, vous pouvez décider de rendre publiques vos modifications à tout moment et même d’apporter un petit commentaire. Un simple clic sur le fichier concerné vous permet d’accéder aux champs de modification et de commentaire. Parallèlement, vous pouvez aussi vous servir de l’onglet Fichier qui fait apparaître une fenêtre Archiver destiné au même effet. Un fichier ne peut pas être traité simultanément par deux utilisateurs. La tentative de modification d’un fichier en cours d’utilisation par un autre utilisateur entraîne l’apparition d’une fenêtre Extraction requise puis vous donne une option par défaut Lecture Seule. Cette dernière signifie que l’utilisation du fichier requiert l’autorisation de l’utilisateur en cours par la disparition d’une indication verte sur le fichier concerné. En conclusion, SharePoint vous donne l’avantage de voir en temps réel la modification de vos fichiers grâce à l’archivage et l’extraction.