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Utiliser l'agenda de Lotus Notes pour organiser une réunion, cours en ligne

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Organiser une réunion avec l'agenda Lotus Notes
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Au cours de ce nouveau tuto lotus notes, l’auteur vous explique comment organiser une réunion et comment y répondre également en basculant vers le compte de l’un des participants à la réunion.
En double cliquant sur une plage horaire du calendrier, ceci crée une réunion par défaut sur le logiciel lotus notes. Vous entrez donc l’objet, la date, l’heure du début et de fin. Ensuite vous cliquez sur le bouton "Requis" pour inviter des personnes. Vous pouvez exiger de ne pas recevoir de réponses des invités, d’empêcher les contre-indications et d’empêcher la délégation, car ces invités n’ont pas le droit de négocier et leur présence est obligatoire. Par contre, il existe des invités facultatifs dont la présence n’est pas obligatoire.
Il est possible au moment de concocter une réunion de légalement, inviter une salle. En effet la salle est représentée par une base de documents Lotus, et il y a un mécanisme qui va répondre automatiquement pour vous informer si la salle est libre ou pas.
Ensuite, en cliquant sur la case "Trouver des horaires disponibles", vous obtenez la liste de vos invités avec un jeu de couleurs montrant si les invités sont libres en même temps. Sachez toutefois que par défaut dans l’agenda Lotus, on considère que personne n’est disponible entre midi et 13h et notamment après 17h. Une fois cette consultation faite, rien ne vous empêche d’envoyer votre invitation tout en ayant la possibilité également de décider de l’importance de votre réunion en cochant la case "Haute importance". Vous pouvez enfin demander de recevoir un accusé de réception.
Pour celui qui reçoit l’invitation, il reçoit une petite boite de notification en bas de la page d’accueil Lotus l'informant qu’il a reçu une invitation dans sa messagerie lotus notes. En ouvrant l’invitation, il peut l’accepter. Dans ce cas vous allez recevoir une réponse et l’activité va se mettre d’office sur son agenda. Il est aussi en mesure de refuser comme il peut répondre. Dans ce dernier cas, plusieurs cas de figures sont possibles : Accepter provisoirement - Proposer un autre horaire - déléguer…etc.
Si un participant se trouve tout à coup contraint d’assister à une réunion, il peut aller sur "Actions participant" et choisir de refuser, de déléguer ou de reproposer une autre plage horaire avec éventuellement la possibilité d’envoyer un commentaire.
De votre côté, si vous voulez changer la date de la réunion à cause de l’indisponibilité de certains éléments, vous allez dans "Options propriétaire" pour replanifier, annuler, confirmer ou envoyer des messages à tous, à ceux qui ont répondu ou même à ceux qui n’ont pas répondu. Par ailleurs, sur le bouton "Etat des invités", vous avez une liste des invités avec le compte rendu de leur activité.
Enfin, sachez qu’il est possible, lors de la création d'une réunion, et après avoir indiqué le nom des invités, de cliquer sur "Résumé" pour avoir une suggestion d’horaires libres.