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Comment gérer la délégation dans la messagerie de Lotus Notes, cours en ligne

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Sommaire de la formation

Détails de la formation

La délégation présente deux facettes ; donner soi même des délégations à quelqu’un et être le délégué de quelqu’un d’autre. c'est ce que l'auteur vous explique via ce nouveau tuto lotus notes.
Pour donner délégation à quelqu’un, vous allez dans la messagerie au niveau des options-> Préférences-> Accès et délégation. Vous cliquez sur le bouton "Ajouter" et vous déterminez la personne à laquelle vous souhaitez déléguer votre courrier. Vous précisez à quelles composantes du fichier courrier aura-t-elle accès. Par défaut sur le logiciel lotus notes, le bouton qui est coché est l’agenda. Vous pouvez aussi donner accès à vos courriers en plus de l’agenda et des tâches en instance. Ensuite vous passez aux sous droits, c'est-à-dire qu’est ce que vous lui autorisez à faire une fois sur votre messagerie. Vous pouvez lui permettre de lire uniquement, créer des messages, éditer, envoyer…Bref vous choisissez selon vos besoins. Si vous voulez changer les droits attribués à cette personne, vous cliquez sur Modifier le niveau d’accès.
Pour déléguer le courrier de quelqu’un, vous allez sur les sites situés en bas à droite de votre fenêtre et vous choisissez le nom de la personne pour laquelle vous avez accès au compte, vous entrez son mot de passe puis vous cliquez sur "Courrier" pour voir sa messagerie apparaître.
Dans cet exemple, l’auteur va ensuite sur le panneau de navigation dans Courrier-> Ouvrir un autre courrier, et choisit Frédérique Joucla. Ici l’auteur a donné délégation à la personne titulaire de ce compte, par conséquent son courrier apparaît. Vous pouvez alors basculer depuis les onglets en haut entre les deux boites sans soucis. Toutefois lorsqu’un délégataire envoie un message, son nom apparaît sur le message et le destinataire connait que c’est lui qui a envoyé le message.
Par ailleurs, pour plus de rapidité dans l’accès au courrier de quelqu’un d’autre, vous cliquez sur l’onglet portant son nom lorsque vous l’ouvrez une première fois, puis vous le glissez sur la barre de signets en tant qu’icône.