Utilisation de Numbers pour la gestion des données commerciales

Fonction Somme et remplissage (calcul et pourcentage) avec Apprendre Numbers
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Les objectifs de cette vidéo sont :
- Comprendre la saisie et la gestion de données commerciales dans Numbers
- Utiliser des formules de calcul pour analyser les résultats
- Optimiser la présentation des tableaux en fonction des besoins

Découvrez comment saisir et analyser les résultats commerciaux dans Numbers, en utilisant des formules de calcul et des fonctionnalités avancées.

Dans cette leçon, nous allons explorer comment saisir un tableau dans Numbers pour présenter les résultats des commerciaux dans différents secteurs d'activité de l'entreprise. Nous examinerons l'utilisation des en-têtes et pieds de page pour organiser les données sur plusieurs pages, et apprendrons à réduire le nombre de lignes et de colonnes pour optimiser la présentation.

Nous verrons ensuite comment saisir les données de chiffre d'affaires pour chaque commercial et secteur d'activité, et utiliser les formules de calcul pour obtenir des totaux et des pourcentages. La leçon vous montrera également comment dupliquer des formules de calcul à l'aide de la commande de remplissage et de la poignée de recopie, et comment gérer les références relatives et absolues dans les formules pour des calculs précis.

Enfin, nous discuterons de l'importance de nommer les tableaux de manière évocatrice et de la possibilité d'afficher ces noms directement dans le document pour une meilleure organisation.

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Questions réponses
Quels sont les secteurs d'activité couverts dans cette leçon?
Les secteurs d'activité couverts sont le management, la finance et l'informatique.
Comment peut-on dupliquer une formule de calcul dans Numbers?
On peut dupliquer une formule de calcul en utilisant la commande de remplissage ou la poignée de recopie.
Pourquoi est-il important de nommer les tableaux dans Numbers?
Il est important de nommer les tableaux pour une meilleure organisation et pour que les noms soient suffisamment évocateurs.
Nous allons saisir le tableau qui va nous présenter les résultats de nos commerciaux dans les différents secteurs d'activité de l'entreprise. Je vais utiliser les zones grisées qu'on a vues comme étant les en-têtes et les pieds de page dans l'hypothèse où effectivement mon tableau prendrait de l'ampleur et déborderait le cadre d'un format A4. Je vous rappelle que le fait d'avoir mis les données dans les lignes d'en-têtes me permet de les répéter de façon automatique sur toutes les pages de mon document. Alors l'entreprise travaille dans trois domaines qui sont le management, qui sont la finance et l'informatique. Pour chaque ligne on fera un total, on calculera le pourcentage du total et je rentre les prénoms de nos commerciaux. On a Philippe, on a Paul et on a Agnès. Donc on calculera un total par secteur d'activité et bien entendu on va souhaiter savoir ce que représente ce secteur d'activité dans le total de nos chiffres d'affaires. Voilà mon tableau qui est prêt. Comme vous pouvez le constater il est surdimensionné par rapport à mes besoins réels en tout cas pour l'instant. Donc comme on l'a vu précédemment on va réduire le nombre de lignes nécessaires. Je peux réduire aussi le nombre de colonnes. L'intérêt de Numbers c'est bien d'avoir des tableaux réellement dimensionnés tels que vous les souhaitez et pas des tableaux énormes pour tenir uniquement quelques lignes et colonnes de données. Je vais saisir les données pour le mois en cours dans ces données-là, dans ces cellules-là. Donc Management Philippine nous a fait un chiffre d'affaires de 1500. En finance il a fait 2000. En informatique il a fait 1780. Je vais à la ligne. Paul en Management 1800. En finance 3000. Et en informatique 2000. Agnès enfin 3000 en Management, 1000 en finance et enfin en informatique 4100. Voilà les résultats. Donc la saisie est faite. Je vais tout d'abord modifier le nom de ce tableau 1, lui donner un nom un petit peu plus parlant pour nous. Donc les résultats que vous avez devant les yeux sont les résultats du mois de janvier. Je vais appeler l'inspecteur. Lorsque j'appelle l'inspecteur j'arrive directement sur le nom du tableau. On ne garde pas ce nom tableau 1 qui n'est pas suffisamment évocateur. On va l'appeler janvier. Mon tableau s'appelle janvier. Si vous le souhaitez vous pouvez lui demander d'afficher le nom. Donc le nom janvier va tout à l'heure apparaître là. Donc ce petit, cette petite boîte à cocher ne sert qu'à ça. Afficher directement le nom du tableau. Pas vraiment utile. Je vous parlais tout à l'heure d'en-tête et de pied de page. L'en-tête et le pied de page ils sont là. Vous voyez que par défaut j'ai bien la première ligne qui est une ligne d'en-tête. La première colonne une colonne d'en-tête. Donc si jamais vous n'en avez pas besoin parce que vos tableaux sont plus petits vous pouvez les enlever. Ceci dit ce n'est pas gênant d'avoir rentré les données dans une ligne ou dans une colonne d'en-tête. L'intérêt c'est uniquement lorsque vous avez des documents un petit peu plus grands. Voilà mes données qui sont saisies. On va maintenant construire les formules de calcul et c'est là qu'on retrouve toute la simplicité, la convivialité de Numbers. Je veux additionner les données Management. Attention de ne pas les déplacer. Je sélectionne. Voilà j'ai sélectionné mes données. Je l'ai vaguement abordé tout à l'heure. Vous avez ici les fonctions les plus courantes qui apparaissent. Dès l'instant vous sélectionnez des valeurs numériques automatiquement vous avez les résultats qui s'affichent ici. Donc le montant total des données sélectionnées il est de 6300. Et bien pour récupérer cette fonction SOM il vous suffit tout simplement de la prendre avec votre souris, de la déplacer et de la glisser sur le tableau pour la mettre à l'endroit souhaité. Voilà comment se réalise la majorité des opérations simples dans Numbers. Alors j'ai fait le calcul pour les données Management. C'est exactement la même chose pour Finances Informatiques. On ne va pas, même si c'est plutôt sympa, on ne va pas refaire ce que l'on vient de faire à l'instant c'est à dire glisser l'outil SOM. Vous pouvez directement sélectionner la zone sur laquelle vous souhaitez travailler et vous allez trouver dans le menu insertion une commande qui s'appelle remplissage et qui sert à recopier une formule de calcul dans les quatre directions possibles vers la droite, le bas, la gauche ou encore le haut. Donc remplir vers la droite. Il vous a donc dupliqué la formule de calcul qui a été ici. Cette formule de calcul qui a été dupliquée a été bien entendu interprétée pour tenir compte de la position que vous occupez. C'est bien la somme de C2 C4, c'est bien la somme de D2 D4. Donc dans le menu insertion vous avez découvert cette commande qui sert à dupliquer une formule de calcul, la commande remplissage. Alors il y avait une autre technique pour le faire, si j'annule tout ça, il y a une autre technique pour le faire qui est sans doute la technique que vous allez adopter parce qu'elle est la plus simple, c'est l'utilisation de la poignée de recopie. Vous remarquez que sur la cellule active, en bas à droite, vous avez un petit point, c'est ce qu'on appelle la poignée de recopie. Vous prenez cet élément là, vous tirez pour dupliquer votre formule de calcul. Je vais faire la même chose maintenant ici, je sélectionne les données. Le calcul apparaît ici dans le bas, donc j'ai bien 5280 l'addition des résultats de Philippe, je prends l'outil somme que je vais déposer dans Total. Comme tout à l'heure, cette formule de calcul, je la duplique, je prends la poignée de recopie et je tire vers le bas. On va maintenant calculer la part de chaque commercial dans la production de mon chiffre d'affaires Total. Mon chiffre d'affaires Total, vous l'isolez, il est ici, 2160. Pour la première fois, on va réellement construire une formule de calcul. Formule de calcul, elle commence par égal. Le chiffre d'affaires de Philippe, il représente combien pourcentage sur le chiffre d'affaires Total ? On va le savoir très vite, c'est égal à son chiffre d'affaires qui est dans la cellule E2. Alors bien entendu, dans les formules de calcul, vous ne rentrez pas les valeurs des cellules, vous rentrez la référence de cellule. La référence de cellule va nous permettre d'avoir un recalcul automatique des données. Donc c'est bien E2 et pas 5280. E2 divisé, alors les opérateurs de calcul, eh bien, on les connaît, c'est l'addition, c'est la soustraction, c'est la multiplication qui est symbolisée par le symbole astérix et la division qui est la barre de fraction. Donc c'est E2 que je divise par mon chiffre d'affaires Total. Alors je vous l'avais dit tout à l'heure, dès l'instant où vous êtes en formule de calcul, vous avez un petit bouton accepter qui apparaît là, que vous retrouvez aussi sur l'éditeur de formule, c'est la petite coche. Donc que vous utilisiez la petite coche ici ou le bouton accepter, c'est strictement identique, je valide. Le résultat vient de s'afficher, Numbers calcule avec un nombre de décimales impressionnant, puisqu'on n'a qu'un chiffre après la virgule. Si vous voulez quelque chose de plus interprétable, vous pouvez tout de suite lui affecter un format. Donc les formats sont au-dessus de vous ici, je passe en symbole pourcentage, voilà. Je prends ma poignée de recopie comme d'habitude et je tente de recopier vers le bas. Et là vous avez un triangle rouge qui apparaît, triangle rouge, qui me dit attention il y a un problème, les nombres ne peuvent pas être divisés par zéro. Alors qu'est ce qu'il est en train d'essayer de me dire ? Eh bien il essaie de me dire, voilà, et je trouve que c'est très parlant, il est en train de me dire vous avez tenté de diviser 6800 par la cellule ici colorée, d'accord. Idem, j'ai voulu diviser 8100 par ce résultat là, il a raison, je suis en train d'essayer d'utiliser comme deuxième argument de ma formule de calcul une cellule vide et il ne peut pas le faire. Alors il aurait fallu lui dire que mon résultat c'était 6800, donc la cellule 3, que je devais diviser par, non pas E6, mais par E5. Il aurait fallu pouvoir bloquer le deuxième argument de ma formule puisque mon chiffre d'affaires il est dans une et une seule cellule, dans cette cellule E6. Alors je suis en train de vous parler de quelque chose qui est inhérent au tableur, c'est le problème des références relatives, des références absolues. Un tableur travaille toujours en référence relative, tous les calculs sont interprétés par rapport à la cellule que vous occupez. Chaque fois que vous dupliquez votre formule de calcul, eh bien il tient compte du déplacement que vous effectuez, il glisse à chaque fois d'un certain nombre de lignes et de colonnes. Or ici il aurait fallu qu'il ne glisse pas concernant la cellule E6 puisque c'est une cellule unique occupant une position constante dans ma feuille. Donc les références absolues, c'est tout simplement lui donner l'adresse exacte d'un argument. Je reviens sur ma première cellule, je clique dans ce qu'on appelle la barre de formule, et c'est là que vous trouvez la notion de relatif et d'absolu. Ici, dans l'exemple que j'ai pris, il est impératif de prendre E5 en valeur absolue puisque c'est une cellule unique et constante, quelle que soit la position que vous occupez, c'est toujours à cet endroit là que vous irez chercher mon deuxième argument. Je vais donc passer E5 en valeur absolue, voilà, le symbole de l'art dans Numbers, c'est le symbole des valeurs absolues. Chaque fois que vous apercevez une cellule qui commence par dollar, vous êtes en valeur absolue. Je valide ma formule, là maintenant je vais pouvoir recopier vers le bas. Quand je recopie vers le bas, quelle que soit la ligne sur laquelle je me trouve, il va toujours chercher le deuxième argument au même endroit. Voilà, donc pensez à ça chaque fois que dans une formule de calcul vous intégrer un argument qui occupe une position unique et constante dans la feuille, il vous faudra le prendre cet argument en valeur absolue. Les valeurs absolues dans Numbers, c'est tout simplement cliquer dans la barre de formule autour de la référence qui vous intéresse et vous la modifier. On vient de calculer la part représentée par chacun de nos commerciaux dans la production de notre chiffre d'affaires total. On fait la même chose par secteur d'activité, Management, Finance, Informatique. Je vais me positionner en B6, égal. Le chiffre d'affaires Management est juste au-dessus, c'est ça, B5, que je vais diviser par mon chiffre d'affaires total. Vous savez maintenant que le chiffre d'affaires total étant une cellule unique et constante dans ma feuille, si je veux que cette formule de calcul soit valable et pour la finance et pour l'informatique, il faut que la référence 5 soit passée en valeur absolue. Donc on le fait tout de suite, voilà, rang et colonne absolue. On valide, j'applique tout de suite un format pourcentage et on va pouvoir dupliquer. Voilà, le résultat est obtenu.

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