S'organiser avec les Drive Partagés

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Apprendre Google Drive partagé
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Apprendre à utiliser les espaces Google Drives Partagés et optimiser la gestion collaborative de vos documents.

Les drives partagés sont un espace spécifique réservé aux utilisateurs des suites Google Workspace, en entreprise ou en association. Elles vont vous offrir un meilleur moyen pour pouvoir maîtriser la collaboration à l'intérieur de votre entité.

Dans cette formation, vous explorez les différentes spécificités de Google Drives Partagés. Vous découvrez la méthodologie efficace qui va vous permettre de pouvoir les utiliser pleinement mais également de maîtriser le partage des éléments trouvés à l'intérieur de ce dernier.

Vous découvrez dans un premier temps, la différence entre les Drives partagés et les dossiers partagés, ainsi que les règles qui régissent les Drives Partagés.

Vous apprenez dans un  second temps à créer et utiliser les Drive partagé: les étapes de création, le partage des dossiers et des fichiers avec des collaborateurs non-membres et enfin à s’organiser avec Google Drive Partagé.

Des astuces pratiques à utiliser vous sont dévoilées tout au long de cette formation.

Voir plus
Les Drives partagés sont un véritable atout dans votre utilisation de la suite des applications Google, et notamment ici de l'application Drive. C'est un outil qui est vraiment puissant, qui va vous permettre de réaliser des partages en toute sécurité, en maîtrisant bien les droits que vous allez pouvoir donner à des personnes, le tout dans une dimension collaborative, en toute sécurité. Ces Drives partagés, dans beaucoup de cas, souvent d'ailleurs en entreprise ou en association, on se retrouve d'ailleurs en situation d'accès à des Drives partagés pour lesquels on n'a même pas demandé d'accès, on a des personnes qui nous les partagent à tout va, et on va se retrouver ici parfois avec une liste vraiment très longue. Dans cette vidéo, on va voir comment s'organiser de manière un peu plus spécifique avec cet atout, avec cette partie de l'application du Drive. Et puis la toute première chose qu'on va voir ici, c'est comment on nettoie un peu notre affichage. Alors vous avez un indice, regardez ici en haut à droite, on vous parle de Drive partagé masqué, une expression qui me fait souvent rire d'ailleurs, pour pouvoir le faire, si par exemple, ce Drive partagé vous a été donné en accès et que vous n'en avez pas vraiment le besoin, regardez, c'est très simple, le petit clic droit qui va bien, et on va tout simplement masquer le Drive partagé. Et donc en faisant ça, vous allez pouvoir forcément épurer l'interface et l'espace qui s'offre à vous, et ne garder que les Drives partagés que vous utilisez régulièrement. Ceux que vous utilisez moins, il vous suffira de les masquer, vous pourrez d'ailleurs toujours les retrouver dans les Drives partagés masqués, regardez, moi j'en ai quand même pas mal qui sont ici, et si jamais vous en avez besoin, il suffira à nouveau, tout simplement, de décider d'afficher le Drive partagé en question, qui reviendra dans la liste. Donc ça, c'est vraiment une option pour pouvoir mieux vous organiser, et garder sous les yeux l'essentiel de ce que vous avez besoin. Un autre outil qui est apparu avec l'usage des Drives partagés, c'est ce qui est ici en haut à gauche, c'est l'espace prioritaire. Cet espace prioritaire, on peut le considérer comme une fonctionnalité qui existe sur les bureaux traditionnels de PC, qui est un espace où on va pouvoir se générer des raccourcis. Et avant de l'ouvrir dans le détail, on va essayer d'en comprendre l'usage. Au jour d'aujourd'hui, ce qui n'est pas évident, quand on utilise des Drives partagés au départ, c'est que lorsqu'on va travailler sur un projet, on va à la fois utiliser des dossiers et des documents qu'on a à l'intérieur de son propre Drive, qui sont des choses personnelles, mais on va aussi peut-être utiliser des dossiers ou des documents qui vous ont été partagés, comme cet espace-là, mais également des dossiers et des documents qui viennent d'un, voire de plusieurs Drives partagés. Et si on peut utiliser très facilement la recherche pour retrouver les documents, on peut tout à fait comprendre que passer son temps à chercher pour trouver des docs, surtout si on n'a pas utilisé de règle de nommage et qu'elle est utilisée avec grande discipline dans son espace, c'est quelque chose qui n'est pas évident. Et donc, pour ça, on a un espace qui est vraiment utile, c'est cet espace prioritaire. Dans cet espace prioritaire, on va retrouver des raccourcis qui peuvent être d'ailleurs affichés au sein de votre Drive, qui sont les derniers documents sur lesquels vous avez pu travailler. Mais là où c'est intéressant, je vais dézoomer mon écran pour pouvoir le voir, vous allez pouvoir vous créer des espaces de travail, comme on en a un ici, espaces de travail dans lesquels vous allez glisser des raccourcis, des documents qui viennent d'un peu partout dans votre application Drive. Si, par exemple, ici, j'ai envie de me créer un espace de travail pour, par exemple, mettre une formation en ligne, par exemple, je vais me créer cet espace, on voit une carte qui s'est affichée rapidement derrière, et en fait, dans cet espace, on va pouvoir y ajouter des raccourcis exclusivement sur des fichiers, pas sur des dossiers, avec une jauge de 25 fichiers maximum. Donc, soit on vient ici indirectement, on fait ajouter des fichiers, on a donc une petite barre qui va s'ouvrir sur le côté et qui va nous permettre de naviguer à l'intérieur des Drives partagés, à l'intérieur de notre Drive, mais également, c'est un peu masqué en haut à droite, hop, de l'espace partagé avec moi. Là, par exemple, je pourrais venir ici et décider d'utiliser ce document ressource sur l'arborescence d'un Drive. Là, regardez, je vais y insérer le lien. Le lien apparaît, on le voit ici, sans problème, et en fait, je vais pouvoir nourrir cet espace jusqu'à 25 fichiers. L'idée étant de se dire que sur un projet, sur un sujet spécifique, on est rarement amené à utiliser bien plus de 25 fichiers. Donc, on peut fonctionner comme ça. On vient directement dans l'espace prioritaire, et puis, on va retrouver sa carte ici, on clique dessus pour pouvoir tout simplement afficher l'espace et on va pouvoir y ajouter des fichiers. C'est une première possibilité, que je vous recommande au départ pour créer son espace de travail. Et puis, l'idée, c'est qu'au fil de l'eau, en se déplaçant dans des Drives partagés, là, par exemple, j'ai besoin de ce découpage pédagogique, un peu à l'image d'un mail dans sa boîte mail, on va pouvoir faire un clic droit, et tout simplement, décider d'ajouter un raccourci de ce document à un espace de travail. Là, ici, je viens d'ajouter en raccourci ce document qui était présent dans un Drive partagé à mon espace de travail, et regardez, on le retrouve ici. Et donc, ce sera plus simple pour moi d'y avoir accès. Au même titre que si je suis à l'intérieur de mon Drive, tiens, je me rends compte que j'ai ces documents sur des formations Sheets qui vont m'être utiles, je peux même en sélectionner plusieurs, et je vais tous les ajouter à mon espace de travail Formations en ligne, ce qui fait qu'au final, plutôt que de naviguer dans mon Drive, d'aller les chercher un par un, je vais pouvoir venir ici, et je vais retrouver dans cet espace tous mes raccourcis qui sont disponibles dans le cadre de mon projet. On peut imaginer des cartes de raccourcis comme on peut le voir ici, d'ailleurs, il y a des suggestions qui sont faites, elles sont plutôt assez judicieuses, et ces cartes, en fonction des projets, on va pouvoir les afficher, il n'y a aucune limite de création, et puis parfois, quand on n'en a plus besoin parce que le projet est en sommeil pendant un certain temps, il n'y a rien qui nous empêche de venir sur la carte, soit de supprimer l'espace de travail, en aucun cas on va supprimer les fichiers, voire de masquer l'espace de travail. C'est ce qui m'arrive très régulièrement lorsque je suis en déplacement sur des projets de formation, des projets vont parfois être en stand-by pendant quelques mois, je vais créer un espace prioritaire dessus, et puis, une fois que j'ai fini d'utiliser, je vais masquer cet espace prioritaire, et quand j'en aurai le besoin à nouveau, je vais le retrouver ici, juste en dessous, il me suffira de l'afficher à nouveau, au même titre qu'un Drive partagé, et je vais pouvoir bénéficier de mes raccourcis ici. On peut considérer l'espace prioritaire comme étant un peu votre console de pilotage de l'ensemble de l'application Drive, qui vous permet de gagner beaucoup de temps pour pouvoir retrouver des documents qui viennent à la fois de l'espace partagé avec moi, des Drives partagés, et également de votre Drive. Vraiment un bel outil que vous allez pouvoir utiliser pour vous organiser de manière efficace au sein de votre Drive.

Programme détaillé de la formation

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93731847-9D8F-4E4A-BE2B-5CA052FEA907@cyberlibris.studi.fr
Il y a 2 months
Commentaire
Merci pour cette formation
4DA52CAB-F77E-4D79-99A7-A98CE9B79E01@cyberlibris.studi.fr
Il y a 6 months
Commentaire
très claire.
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