Partager des dossiers et des fichiers avec des collaborateurs non-membre

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Apprendre à utiliser les espaces Google Drives Partagés et optimiser la gestion collaborative de vos documents.

Les drives partagés sont un espace spécifique réservé aux utilisateurs des suites Google Workspace, en entreprise ou en association. Elles vont vous offrir un meilleur moyen pour pouvoir maîtriser la collaboration à l'intérieur de votre entité.

Dans cette formation, vous explorez les différentes spécificités de Google Drives Partagés. Vous découvrez la méthodologie efficace qui va vous permettre de pouvoir les utiliser pleinement mais également de maîtriser le partage des éléments trouvés à l'intérieur de ce dernier.

Vous découvrez dans un premier temps, la différence entre les Drives partagés et les dossiers partagés, ainsi que les règles qui régissent les Drives Partagés.

Vous apprenez dans un  second temps à créer et utiliser les Drive partagé: les étapes de création, le partage des dossiers et des fichiers avec des collaborateurs non-membres et enfin à s’organiser avec Google Drive Partagé.

Des astuces pratiques à utiliser vous sont dévoilées tout au long de cette formation.

Voir plus
Les paramètres de partage du contenu des Drives partagés ont beaucoup évolué ces derniers mois, ces dernières années. On va voir ensemble comment et est-ce qu'il est possible de pouvoir partager des dossiers, voire des fichiers à des personnes extérieures à un Drive partagé. Alors pour pouvoir répondre à ces questions, la toute première réponse va se trouver à l'intérieur des paramétrages du Drive. Est-ce qu'il est possible de partager ces documents-là à d'autres personnes que les trois personnes qui ont un accès ? On a déjà un petit élément de réponse qui peut être visible ici. On a un petit symbole qui vient d'apparaître. Mais pour en être sûr, on va se rendre dans les paramètres du Drive partagé, on va regarder ce qui a été coché. Or, ici, dans ce Drive partagé, toutes les personnes qui n'appartiennent pas à cette entité peuvent être autorisées à accéder aux fichiers, donc on peut partager le Drive partagé et donner un accès à des collaborateurs, mais on peut aussi donner un accès à son contenu à des collaborateurs qui ne font pas partie de l'entité. Même chose ici en dessous. Les personnes qui n'appartiennent pas à ce groupe de trois peuvent également avoir accès aux fichiers. C'est en fonction de ce paramétrage-là que vous allez pouvoir donner des accès spécifiques à des fichiers ou à des dossiers pour des personnes qui ne font pas partie du groupe initial qui a accès au Drive partagé. Donc, la réponse, c'est est-ce qu'il est possible de le faire ? Ça dépend des paramétrages qui ont été faits au niveau du Drive. Là, en l'occurrence, on est dans une situation où tout est ouvert, donc c'est plutôt pratique. Et donc, la question qui va se poser, c'est, avant de savoir comment, la réponse, c'est qui peut partager ? Alors, c'est assez simple. Ici, parmi les trois personnes qui sont là, on a trois types de statuts, administrateur, contributeur ou gestionnaire de contenu. Pour rappel, l'administrateur peut tout faire dans le Drive partagé. Il peut ajouter des personnes, il peut modifier l'arborescence, il peut réaliser des partages, nourrir les documents. Le gestionnaire de contenu, lui, peut toucher à l'arborescence du Drive, supprimer des documents, et également modifier les documents. Un contributeur, lui, ne peut juste créer des documents et les modifier. Il ne peut pas toucher à l'arborescence. Alors, parmi ces trois rôles, les trois peuvent, sans aucun problème, réaliser des partages. Les seules personnes qui ne peuvent pas partager des documents dans un Drive partagé, mais c'est en fait la même chose dans un dossier partagé à partir du moment où on n'est pas le propriétaire des documents, il s'agit des lecteurs et des commentateurs. Eux ne peuvent pas réaliser de partage, ils peuvent venir lire ce qui se passe, commenter, ce qui est tout à fait logique, ils ne peuvent pas repartager des choses à d'autres. Pour partager des choses dans un Drive partagé, au départ, c'est au minimum être contributeur. Donc, un contributeur, par exemple, si on se met à la place de cette personne-là, peut tout à fait venir sur le fichier ici en question et prendre un chemin que vous connaissez déjà très certainement, un petit clic droit, partager, et puis là, il va ajouter une personne et pourquoi pas lui donner un accès en tant que lecteur. Donc, ce collaborateur externe à notre équipe et qui n'a pas d'adresse mail de l'entité va pouvoir lire le document en question. Est-ce qu'il verra l'ensemble du contenu du Drive partagé ? La réponse, c'est non. On voit d'ailleurs que le document vient prendre la silhouette qui est spécifique au partage, ce qui est une indication importante. Dans un Drive partagé, lorsque vous voyez cette silhouette, c'est que les documents, on verra après, le dossier a été partagé des personnes à l'extérieur du Drive. Parce que par défaut, toutes les personnes qui ont accès peuvent en voir le contenu. Alors, comment ça se passe pour le collaborateur externe qui a reçu ce document en partage ? Eh bien, si l'on se rend dans son Drive, et notamment dans l'espace partagé avec moi, on va observer que le document qui a été partagé apparaît bien, ce qui est tout à fait normal, mais il y a une petite spécificité à regarder. Il y a un petit logo qui est juste à côté, qui indique que ce document appartient à un Drive partagé. Donc, la personne pourra tout à fait se créer un raccourci sans problème, mais on voit bien que suite au partage, la notion de Drive partagé n'apparaît pas ici au-dessus de son Drive, étant donné qu'on est sur un compte Gmail. On voit par contre que le document n'a pas exactement les mêmes origines. Si c'est la même personne qui lui a partagé des documents, comme on le voit ici, les documents étaient, pour ces quatre premiers, stockés dans le Drive de cette personne, alors que pour le suivant, ils étaient stockés dans un Drive partagé. Donc oui, il est possible de réaliser des partages à des personnes extérieures, notamment sur des fichiers si les paramètres le font, si on est notamment au minimum contributeur. Est-ce que c'est possible pour des dossiers ? On va le regarder ensemble. Pour que ça puisse être le cas, même chemin, et au niveau d'un dossier, on va reprendre la même adresse que la précédente, pour pouvoir réaliser un partage sur un dossier, il est nécessaire que la personne qui réalise le partage soit tout simplement administrateur. Seuls les administrateurs peuvent réaliser un partage sur un dossier à un collaborateur extérieur au Drive partagé. C'est pour ça que je suis dans ce compte-là. Et donc, ici, sur ce dossier en question, ce qui est plutôt bien fait, il y a eu des gros progrès au sujet, c'est que lorsque l'on va réaliser le partage, les personnes, le collaborateur externe, pourraient être lecteur, commentateur, contributeur, mais aussi gestionnaire de contenu. Ce qui fait que si, par exemple, je réalise ce partage, le collaborateur externe en question, on va voir d'ailleurs le dossier qui prend la petite icône, va devenir ici, pour ce dossier qui est issu d'un Drive partagé, il devient gestionnaire de contenu. Donc, il va pouvoir rentrer à l'intérieur. Là, il va pouvoir, sans aucun problème, contribuer et travailler dedans. Forcément, sa contribution, pour rappel, elle va se faire en partant du principe que tout ce qu'il va mettre dedans ne lui appartiendra pas. On va voir le document très certainement apparaître. Voilà. Et puis, par contre, il va pouvoir créer des dossiers, des sous-dossiers, sans aucun problème. Et y déplacer des éléments. Donc, on a un niveau de plasticité qui est vraiment intéressant sur la gestion des Drives partagés, sur la gestion des partages, avec la possibilité, soit ici, de donner un accès à la racine du Drive partagé pour tout son contenu, soit éventuellement de le faire pour un dossier, voire un sous-dossier de ce Drive partagé. C'est le cas si on a le rôle d'administrateur. Ce n'est pas possible si on a d'autres rôles. Et puis, on peut également partager des fichiers spécifiques avec des personnes extérieures, en fonction des paramètres, si au minimum, on est contributeur. Dernière petite chose, parce que la question se pose quand même. Est-ce qu'on peut supprimer un Drive partagé ? Alors, pour pouvoir supprimer un Drive partagé, il faut être, un, administrateur, et deux, il faut en avoir vidé la totalité du contenu. Donc, il faut que le Drive partagé soit totalement vide. Il faut supprimer tout ça, pour qu'une fois que toutes ces choses soient supprimées, l'option qui est de supprimer le Drive partagé puisse apparaître ici, pour l'administrateur. Voilà sur les spécificités du partage au sein d'un Drive partagé, en y rajoutant, bien évidemment, qu'on peut réaliser des partages sur la forme de lien de manière équivalente à ce qui se fait au sein du Drive.

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93731847-9D8F-4E4A-BE2B-5CA052FEA907@cyberlibris.studi.fr
Il y a 2 months
Commentaire
Merci pour cette formation
4DA52CAB-F77E-4D79-99A7-A98CE9B79E01@cyberlibris.studi.fr
Il y a 6 months
Commentaire
très claire.
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