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Résumé des bonnes pratiques du service de messagerie

  • Vidéo 28 sur 30
  • 1h43 de formation
  • 30 leçons

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En résumé : classer, regrouper, standardiser, simplifier, automatiser, répéter, réduire, archiver, rechercher, éliminer
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Sommaire de la formation

Détails de la formation

Les différentes bonnes pratique préalablement visionnés servent à être efficace dans la gestion des emails. Être sûr que l’information arrive à la bonne personne, que l’email est court et produit le résultat attendu. Mais beaucoup d’autres fonctionnalités touchent l’efficience, c’est-à-dire la consommation de ressources. A-t-on réellement besoin de se bombarder de courriers électroniques pour s’entendre sur un point ? L’efficience c’est utiliser le moins de ressource possible (temps, argent, réunion, email …) pour produire le résultat escomptés. Voici une liste des différentes règles d’efficiences applicables à une messagerie :

- Classer : dossiers et sous-dossiers

- Regrouper : informations, fichiers, messages et tâches similaire

- Standardiser : noms des documents, dates, texte des messages, acronymes

- Simplifier : affichages, processus de travail

- Automatiser : règles et alertes, actions rapides, gestionnaire d’absence

- Répéter : périodicité ou glisser dans Tâches et Calendrier

- Réduire : le nombre et la taille des documents avec des hyperliens, PDF ou Zip

- Archiver : clé USB, respect de la charte d’entreprise

- Rechercher : recherche avancée, dossiers de recherche personnalisés

- Éliminer : messages, documents, dossiers, logiciels inutilisés