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10 conseils pour bien utiliser Word

10 conseils pour bien utiliser Word Elephorm

1. Connaitre les principaux raccourcis

Dans Word, les raccourcis permettent une prise en main simple et intuitive du traitement de texte. Voici les plus utiles : 

  • Créer / ouvrir / enregistrer un document : CTRL+N / CTRL+O / CTRL+S
  • Copier / couper / coller un texte : CTRL+C / CTRL+X / CTRL+V
  • Sélectionner l'ensemble du document : CTRL+A
  • Annuler la dernière action : CTRL+Z
  • Rechercher dans le texte : CTRL+F

2. Créer ses propres raccourcis

Si vous avez du mal avec les raccourcis par défaut (proposés ci-dessus), vous pouvez en créer vous-même. Cela permet de personnaliser le logiciel et de l'adapter à votre utilisation personnelle.

Par exemple : si vous employez régulièrement une expression particulière, vous pouvez lui attribuer un code qui rendra sa rédaction plus rapide. Pour cela, allez dans "Outils > Options de correction automatique" et choisissez la formule que vous souhaitez.

Par exemple : si vous êtes avocat, tapez "CC" pour "Code Civil" : il suffira alors que vous écriviez "CC" dans votre document pour que l'expression apparaisse.

3. Appliquer le remplacement d'un mot par un autre dans tout le document

Si vous avez rédigé un document et que vous avez commis la même faute à plusieurs reprises, il est possible de corriger un mot ou de le remplacer par un autre sans avoir à le faire manuellement.

Pour cela, allez dans "Édition > Remplacer > Rechercher", tapez le mot à modifier puis le mot qui le remplacera, et cliquez sur "Remplacer tout".

4. Protéger votre document par un mot de passe

Vous avez besoin de sécuriser un document important ? Il est possible d'empêcher l'accès à celui-ci grâce à un mot de passe. Dans "Outils > Options > Sécurité", vous pouvez choisir de limiter la modification et/ou la lecture du document.

Tapez le mot de passe de votre choix et optez pour le cryptage "RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0".

5. Configurer la numérotation des pages

Vous devez numéroter les pages de votre document, mais votre page de garde est enlaidie par le numéro "1" qui s'affiche en bas de celle-ci ? Word offre la possibilité de ne pas numéroter les pages à partir de la première d'entre elles.

Dans "Insertion > Numéros de page", il suffit de décocher l'option "Commencer la numérotation à la première page".

6. Convertir un document au format PDF

Le format PDF est très utile et utilisé, et ce pour plusieurs raisons.

A la fois très accessible puisque lisible sur tous les systèmes d'exploitation, il permet également de partager un contenu sans modification de son contenu. Il est donc idéal pour les travaux protégés par le droit d'auteur, par exemple.

Pour enregistrer votre document Word en PDF, allez dans "Fichier > Enregistrer sous", sélectionnez l'emplacement de destination de votre document PDF, renseignez son titre puis choisissez "PDF" dans le menu déroulant "Type".

7. Modifier les styles par défaut

Les styles assignent à des textes une certaine mise en forme : par exemple les titres apparaitront plus grands et colorés, tandis que la police des citations sera différente. Pour modifier les styles proposés par Word, cliquez sur "Modifier les styles".

Sélectionnez le style à modifier dans le menu qui apparait : optez pour la police, la couleur, l'espacement du paragraphe que vous souhaitez pour celui-ci, puis enregistrez.

8. Bien utiliser les règles

Sur Word, deux règles (lune verticale, l'autre horizontale) se trouvent à gauche et en haut du document. Elles permettent de positionner efficacement des éléments sur une page : par exemple, une lettre officielle doit être composée de différents textes situés à des niveaux différents dans la page.

La position de l'adresse de l'expéditeur et ainsi que celle du destinataire peuvent ainsi être positionnés à droite et à gauche de votre document.

Pour faire apparaitre ou disparaitre les règles, cliquez sur "Affichage" et (dé)cochez l'option "Règle".

9. Espacer les lignes et les paragraphes

Pour mettre en forme un document, maitriser l'espacement des lignes et des paragraphes est primordial.

Pour cela, il faut allez dans "Paragraphe > Interligne". Les trois interlignes principalement utilisés sont les suivants : 

  • Simple : espacement par défaut.
  • 1,5 ligne : augmente l'espacement "simple" de 50%.
  • Double : double l'espacement "simple".

Vous pouvez également personnaliser ceux-ci en cliquant sur "Options d'interligne" et tapant l'espacement voulu grâce à une valeur, qui peut être au choix en "cm" (centimètres), en "in" (pouces), en "pi" (picas) ou en "pt" (points).

10. Utiliser la bordure pour mettre en avant un paragraphe

Pour faire ressortir un paragraphe de votre texte, vous pouvez utilisez l'icône "Bordures et trames" et choisissez le style, la couleur, l'épaisseur ou encore le fond à appliquer dans le menu qui s'affiche.

Pour aller plus loin

Découvrez toutes nos formations vidéos pour apprendre Microsoft Word 2013:

Apprendre Word 2013
Le Traitement de texte leader !

Apprendre Word 2010
Les fondamentaux

110 conseils pour bien utiliser Word Elephorm

1. Connaitre les principaux raccourcis

Dans Word, les raccourcis permettent une prise en main simple et intuitive du traitement de texte. Voici les plus utiles : 

  • Créer / ouvrir / enregistrer un document : CTRL+N / CTRL+O / CTRL+S
  • Copier / couper / coller un texte : CTRL+C / CTRL+X / CTRL+V
  • Sélectionner l'ensemble du document : CTRL+A
  • Annuler la dernière action : CTRL+Z
  • Rechercher dans le texte : CTRL+F

2. Créer ses propres raccourcis

Si vous avez du mal avec les raccourcis par défaut (proposés ci-dessus), vous pouvez en créer vous-même. Cela permet de personnaliser le logiciel et de l'adapter à votre utilisation personnelle.

Par exemple : si vous employez régulièrement une expression particulière, vous pouvez lui attribuer un code qui rendra sa rédaction plus rapide. Pour cela, allez dans "Outils > Options de correction automatique" et choisissez la formule que vous souhaitez.

Par exemple : si vous êtes avocat, tapez "CC" pour "Code Civil" : il suffira alors que vous écriviez "CC" dans votre document pour que l'expression apparaisse.

3. Appliquer le remplacement d'un mot par un autre dans tout le document

Si vous avez rédigé un document et que vous avez commis la même faute à plusieurs reprises, il est possible de corriger un mot ou de le remplacer par un autre sans avoir à le faire manuellement.

Pour cela, allez dans "Édition > Remplacer > Rechercher", tapez le mot à modifier puis le mot qui le remplacera, et cliquez sur "Remplacer tout".

4. Protéger votre document par un mot de passe

Vous avez besoin de sécuriser un document important ? Il est possible d'empêcher l'accès à celui-ci grâce à un mot de passe. Dans "Outils > Options > Sécurité", vous pouvez choisir de limiter la modification et/ou la lecture du document.

Tapez le mot de passe de votre choix et optez pour le cryptage "RC4, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0".

5. Configurer la numérotation des pages

Vous devez numéroter les pages de votre document, mais votre page de garde est enlaidie par le numéro "1" qui s'affiche en bas de celle-ci ? Word offre la possibilité de ne pas numéroter les pages à partir de la première d'entre elles.

Dans "Insertion > Numéros de page", il suffit de décocher l'option "Commencer la numérotation à la première page".

6. Convertir un document au format PDF

Le format PDF est très utile et utilisé, et ce pour plusieurs raisons.

A la fois très accessible puisque lisible sur tous les systèmes d'exploitation, il permet également de partager un contenu sans modification de son contenu. Il est donc idéal pour les travaux protégés par le droit d'auteur, par exemple.

Pour enregistrer votre document Word en PDF, allez dans "Fichier > Enregistrer sous", sélectionnez l'emplacement de destination de votre document PDF, renseignez son titre puis choisissez "PDF" dans le menu déroulant "Type".

7. Modifier les styles par défaut

Les styles assignent à des textes une certaine mise en forme : par exemple les titres apparaitront plus grands et colorés, tandis que la police des citations sera différente. Pour modifier les styles proposés par Word, cliquez sur "Modifier les styles".

Sélectionnez le style à modifier dans le menu qui apparait : optez pour la police, la couleur, l'espacement du paragraphe que vous souhaitez pour celui-ci, puis enregistrez.

8. Bien utiliser les règles

Sur Word, deux règles (lune verticale, l'autre horizontale) se trouvent à gauche et en haut du document. Elles permettent de positionner efficacement des éléments sur une page : par exemple, une lettre officielle doit être composée de différents textes situés à des niveaux différents dans la page.

La position de l'adresse de l'expéditeur et ainsi que celle du destinataire peuvent ainsi être positionnés à droite et à gauche de votre document.

Pour faire apparaitre ou disparaitre les règles, cliquez sur "Affichage" et (dé)cochez l'option "Règle".

9. Espacer les lignes et les paragraphes

Pour mettre en forme un document, maitriser l'espacement des lignes et des paragraphes est primordial.

Pour cela, il faut allez dans "Paragraphe > Interligne". Les trois interlignes principalement utilisés sont les suivants : 

  • Simple : espacement par défaut.
  • 1,5 ligne : augmente l'espacement "simple" de 50%.
  • Double : double l'espacement "simple".

Vous pouvez également personnaliser ceux-ci en cliquant sur "Options d'interligne" et tapant l'espacement voulu grâce à une valeur, qui peut être au choix en "cm" (centimètres), en "in" (pouces), en "pi" (picas) ou en "pt" (points).

10. Utiliser la bordure pour mettre en avant un paragraphe

Pour faire ressortir un paragraphe de votre texte, vous pouvez utilisez l'icône "Bordures et trames" et choisissez le style, la couleur, l'épaisseur ou encore le fond à appliquer dans le menu qui s'affiche.

Pour aller plus loin

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Apprendre Word 2013
Le Traitement de texte leader !

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Les fondamentaux

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