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Comment définir une nouvelle réunion dans le module Calendrier de Outlook 2010

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  • 1h33 de formation
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Définir une nouvelle réunion dans le Calendrier
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Détails de la formation

Dans cette formation, l’expert vous fait découvrir comment définir une nouvelle réunion dans le calendrier sur Outlook 10. L’objectif est de récolter l’agrément de chaque participant dans la boîte de réception au sujet d’une demande de réunion. En premier lieu, vous devez créer une nouvelle réunion que vous décrivez de façon globale dans la zone Objet. En indiquant en effet l’emplacement, l’heure de début et de la fin. Par ailleurs, vous pouvez ajouter des informations complémentaires dans la fenêtre. Il suffit alors de définir les membres à partir du carnet d’adresses. Sans oublier de préciser si leur présence est obligatoire ou facultative. Il se peut aussi qu’une personne s’occupe de la réservation d’une salle ou d’un matériel. Dans ce cas, vous cliquez sur Ressources. Pour finir, vous cliquez sur OK et une demande de confirmation s’affiche et vous validez. Par ailleurs dans la vue planification, vous disposez de deux lignes verticales. L’une de couleur verte, indique le début de la réunion et l’autre de couleur rouge marque la fin. Lorsque ces détails sont connus par les participants, la grille souligne leur disponibilité. Il ne vous reste au final qu’à cliquer sur envoyer pour transférer votre demande à tous les destinataires. Pour conclure, vous arrivez maintenant à connaitre la disponibilité de vos collaborateurs pour une réunion que vous organisez avec cet outil d’Outlook.