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10 conseils pour être efficace sur Excel

10 conseils pour être efficace sur Excel

Excel est l'un des outils informatiques les plus utilisés par les salariés, et ce quelque soit leur domaine professionnel. En effet, il s'agit de la méthode de gestion des données numériques la plus prisée, pratiquement tous les métiers nécessitant ce type d'outil.
Pourtant, ce tableur est rarement utilisé de façon optimale. Voici quelques conseils qui vous permettront d'utiliser les fonctions les plus utiles d'Excel et donc d'en rendre votre utilisation plus efficace. 

1. Comprendre le vocabulaire d'Excel

Pour être efficace sur Excel, il faut avant tout maitriser le vocabulaire particulier qui y est employé. En effet, certains termes spécifiques peuvent paraitre obscurs de prime abord.

  • On appelle "classeur" le fichier qui contient les données saisies et les feuilles qui le composent. Son extension est nommée "xls"
  • Les feuilles sont les différentes "pages" du classeur. Des onglets en bas du tableur permettent d'accéder à ces dernières. Elles comportent des colonnes désignées par des lettres et des lignes numérotées
  • Une cellule est l'une des "cases" de ce tableau. On la désigne par la lettre et le numéro de la colonne et de la ligne dont elle forme l'intersection, par exemple "C4"

Cette formule apparait dans la barre de formule, qui affiche le contenu de la ou des cellule(s) sélectionnée(s). Dans ce dernier cas, leurs noms sont séparés " : ". Par exemple : "A5:D7". La barre de formule peut aussi contenir des fonctions mathématiques et des calculs.

2. Connaitre les raccourcis les plus utiles

Après le vocabulaire, les raccourcis constituent le meilleur moyen d'améliorer votre prise en main du logiciel.

Voici les plus utiles : Ouvrir (CTRL+O), Copier (CTRL+C), Coller (CTRL+V), Annuler (CTRL+Z), Sélectionner la colonne (CTRL + Espace) ou la ligne active (MAJ + Espace), calculer la feuille active (MAJ + F9) ou l'ensemble des feuilles des classeurs ouverts (F9), renseigner l'heure (CTRL + :) ou la date (CTRL + ;) ou encore coller une fonction dans une formule (MAJ+F3).

3. Optimiser le confort d'utilisation en masquant le ruban

Pour avoir une vision plus globale de votre travail, il est souvent utile de libérer au maximum votre écran.

Pour cela, vous pouvez utiliser le raccourci "Ctrl + F1", qui vous permet de masquer (et de faire réapparaitre) le ruban et ainsi de voir un plus grand nombre de cellules. 

4. Reproduire la mise en forme d'une cellule

Une autre façon de gagner du temps sur Excel et de reproduire rapidement une mise en forme.

Si vous avez configurer manuellement l'aspect d'une cellule, par exemple en choisissant une police spéciale, un fond et une couleur particulière ainsi qu'un cadre, vous pouvez rapidement reproduire cela pour d'autres cellules sans avoir à choisir à nouveau tous ces paramètres un par un.

Pour cela, cliquer sur la cellule mise en forme, taper "CTRL + C", cliquer sur la cellule à mettre en forme, taper "CTRL + ALT + V", sélectionner "Formats" et cliquer sur OK.

5. Automatiser une formule sur un longue feuille

Si vous souhaitez appliquer une formulée à tout le tableau, il suffit de saisir la "poignée" en bas à droite de la cellule et de "tirer" sur celle-ci jusqu'à recouvrir l'ensemble des cellules concernées.

Quand vous avez plusieurs centaines de lignes à traiter, une solution simple permet de rendre cela automatique afin d'arriver jusqu'à al fin de la feuille. Il faut simplement double-cliquer sur la poignée de la cellule où se trouve la formule.

6. Eviter l'étape "formule"

La touche F9 permet de calculer les formules et de copier-coller en valeur ses résultats, en un seul clic.

7. Consulter facilement une autre feuille

Si un même classeur peut comporter de nombreuses feuilles, cela peut provoquer certains inconvénients.

Si celui-ci concerne des prix, la modification d'une donnée dans la feuille 1 peut modifier les informations des autres feuilles. Pour éviter les accidents, une fonction permet de voir en un clin d’œil quelles sont les valeurs sélectionnées dans les autres feuilles.

Dans "Formules", cliquez sur "Fenêtre espion", puis sur "Ajouter un espion" et sélectionnez les cellules à surveiller, puis "Ajouter".

8. Passer d'une feuille à l'autre

Jongler entre les feuilles de calculs peut être peu pratique, les ongles étant situés en bas de l'écran.

Grâce au raccourci clavier "CTRL + Page Down/Up" (flèches rayées vers le bas ou vers le haut), vous pouvez accéder aux feuilles rapidement.

9. Nommer des plages de cellules

Afin de clarifier votre utilisation d'Excel, il est également possible de nommer des plages de cellules. Dans "Formules", cliquez sur "Définir un nom".

10. Choisir le nombre de feuilles lors de la création du classeur

Lors de la création de classeurs, on peut perdre beaucoup de temps à créer les feuilles nécessaires, puisque Excel n'en crée que 3 par défaut. Ainsi, pour créer des tableaux de bord annuels, il est possible de configurer Excel afin d'obtenir automatiquement 12 feuilles lors de la création d'un classeur.

Dans "Fichier", cliquez sur "Options", puis dans "Général", indiquer le nombre de pages voulues dans "Inclure ces feuilles".

Pour aller plus loin

Découvrez toutes nos formations vidéos pour apprendre Microsoft Excel :

Apprendre Excel 2013
Les fondamentaux

Maîtrisez Excel 2013
Techniques avancées

110 conseils pour être efficace sur Excel

Excel est l'un des outils informatiques les plus utilisés par les salariés, et ce quelque soit leur domaine professionnel. En effet, il s'agit de la méthode de gestion des données numériques la plus prisée, pratiquement tous les métiers nécessitant ce type d'outil.
Pourtant, ce tableur est rarement utilisé de façon optimale. Voici quelques conseils qui vous permettront d'utiliser les fonctions les plus utiles d'Excel et donc d'en rendre votre utilisation plus efficace. 

1. Comprendre le vocabulaire d'Excel

Pour être efficace sur Excel, il faut avant tout maitriser le vocabulaire particulier qui y est employé. En effet, certains termes spécifiques peuvent paraitre obscurs de prime abord.

  • On appelle "classeur" le fichier qui contient les données saisies et les feuilles qui le composent. Son extension est nommée "xls"
  • Les feuilles sont les différentes "pages" du classeur. Des onglets en bas du tableur permettent d'accéder à ces dernières. Elles comportent des colonnes désignées par des lettres et des lignes numérotées
  • Une cellule est l'une des "cases" de ce tableau. On la désigne par la lettre et le numéro de la colonne et de la ligne dont elle forme l'intersection, par exemple "C4"

Cette formule apparait dans la barre de formule, qui affiche le contenu de la ou des cellule(s) sélectionnée(s). Dans ce dernier cas, leurs noms sont séparés " : ". Par exemple : "A5:D7". La barre de formule peut aussi contenir des fonctions mathématiques et des calculs.

2. Connaitre les raccourcis les plus utiles

Après le vocabulaire, les raccourcis constituent le meilleur moyen d'améliorer votre prise en main du logiciel.

Voici les plus utiles : Ouvrir (CTRL+O), Copier (CTRL+C), Coller (CTRL+V), Annuler (CTRL+Z), Sélectionner la colonne (CTRL + Espace) ou la ligne active (MAJ + Espace), calculer la feuille active (MAJ + F9) ou l'ensemble des feuilles des classeurs ouverts (F9), renseigner l'heure (CTRL + :) ou la date (CTRL + ;) ou encore coller une fonction dans une formule (MAJ+F3).

3. Optimiser le confort d'utilisation en masquant le ruban

Pour avoir une vision plus globale de votre travail, il est souvent utile de libérer au maximum votre écran.

Pour cela, vous pouvez utiliser le raccourci "Ctrl + F1", qui vous permet de masquer (et de faire réapparaitre) le ruban et ainsi de voir un plus grand nombre de cellules. 

4. Reproduire la mise en forme d'une cellule

Une autre façon de gagner du temps sur Excel et de reproduire rapidement une mise en forme.

Si vous avez configurer manuellement l'aspect d'une cellule, par exemple en choisissant une police spéciale, un fond et une couleur particulière ainsi qu'un cadre, vous pouvez rapidement reproduire cela pour d'autres cellules sans avoir à choisir à nouveau tous ces paramètres un par un.

Pour cela, cliquer sur la cellule mise en forme, taper "CTRL + C", cliquer sur la cellule à mettre en forme, taper "CTRL + ALT + V", sélectionner "Formats" et cliquer sur OK.

5. Automatiser une formule sur un longue feuille

Si vous souhaitez appliquer une formulée à tout le tableau, il suffit de saisir la "poignée" en bas à droite de la cellule et de "tirer" sur celle-ci jusqu'à recouvrir l'ensemble des cellules concernées.

Quand vous avez plusieurs centaines de lignes à traiter, une solution simple permet de rendre cela automatique afin d'arriver jusqu'à al fin de la feuille. Il faut simplement double-cliquer sur la poignée de la cellule où se trouve la formule.

6. Eviter l'étape "formule"

La touche F9 permet de calculer les formules et de copier-coller en valeur ses résultats, en un seul clic.

7. Consulter facilement une autre feuille

Si un même classeur peut comporter de nombreuses feuilles, cela peut provoquer certains inconvénients.

Si celui-ci concerne des prix, la modification d'une donnée dans la feuille 1 peut modifier les informations des autres feuilles. Pour éviter les accidents, une fonction permet de voir en un clin d’œil quelles sont les valeurs sélectionnées dans les autres feuilles.

Dans "Formules", cliquez sur "Fenêtre espion", puis sur "Ajouter un espion" et sélectionnez les cellules à surveiller, puis "Ajouter".

8. Passer d'une feuille à l'autre

Jongler entre les feuilles de calculs peut être peu pratique, les ongles étant situés en bas de l'écran.

Grâce au raccourci clavier "CTRL + Page Down/Up" (flèches rayées vers le bas ou vers le haut), vous pouvez accéder aux feuilles rapidement.

9. Nommer des plages de cellules

Afin de clarifier votre utilisation d'Excel, il est également possible de nommer des plages de cellules. Dans "Formules", cliquez sur "Définir un nom".

10. Choisir le nombre de feuilles lors de la création du classeur

Lors de la création de classeurs, on peut perdre beaucoup de temps à créer les feuilles nécessaires, puisque Excel n'en crée que 3 par défaut. Ainsi, pour créer des tableaux de bord annuels, il est possible de configurer Excel afin d'obtenir automatiquement 12 feuilles lors de la création d'un classeur.

Dans "Fichier", cliquez sur "Options", puis dans "Général", indiquer le nombre de pages voulues dans "Inclure ces feuilles".

Pour aller plus loin

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Apprendre Excel 2013
Les fondamentaux

Maîtrisez Excel 2013
Techniques avancées

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