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Utilisation des fonctionnalités de recherche, tri et filtre dans SharePoint

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Chapitre 8 Leçon 1
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Apprenez à utiliser les fonctionnalités de recherche, de tri et de filtre dans les listes et bibliothèques SharePoint.

Détails de la leçon

Description de la leçon

Cette leçon explore les fonctionnalités de tri, filtre et recherche disponibles dans les bibliothèques et listes SharePoint. L'utilisateur peut trier les documents par ordre alphabétique ou par catégorie documentaire. En utilisant des filtres, vous pouvez afficher uniquement certains types de documents, comme les spécifications ou les factures.
En outre, SharePoint intègre un moteur de recherche puissant capable d'indexer non seulement les métadonnées visibles, comme le titre ou le nom du fichier, mais aussi le contenu interne des documents Word, Excel, PowerPoint, TXT, et PDF. Par exemple, en tapant 'docx', le moteur de recherche retourne tous les fichiers Word. Une recherche sur un mot-clé peut également retourner des documents dont le contenu interne correspond au mot-clé recherché, même si celui-ci n'est pas présent dans le titre ou les métadonnées visibles. Cette capacité d'indexation permet de retrouver facilement des documents même lorsque les informations recherchées ne sont pas en évidence.

Objectifs de cette leçon

Les objectifs de cette vidéo sont de montrer comment :

  • Utiliser les fonctions de tri et de filtre dans les listes et bibliothèques SharePoint.
  • Effectuer des recherches efficaces en utilisant le moteur de recherche intégré à SharePoint.
  • Comprendre l'indexation des contenus dans les documents Word, Excel, PowerPoint, TXT et PDF.

Prérequis pour cette leçon

Pour suivre cette vidéo, il est préférable d'avoir une expérience de base avec SharePoint et la gestion de documents.

Métiers concernés

Les fonctionnalités décrites sont particulièrement utiles pour les gestionnaires de contenu, les documentalistes, et les professionnels de l'informatique responsables de la gestion des documents dans une organisation.

Alternatives et ressources

En dehors de SharePoint, des alternatives comme Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive peuvent être utilisées pour la gestion et la recherche de documents.

Questions & Réponses

Vous pouvez filtrer les documents en utilisant les options de filtre disponibles dans les colonnes de la liste ou de la bibliothèque pour n'afficher que les documents correspondant à certains critères, comme le type de document.
Le moteur de recherche de SharePoint cherchera également à l'intérieur du contenu du document et retournera le document s'il contient le mot recherché.
SharePoint peut indexer le contenu des documents Word, Excel, PowerPoint, TXT, et PDF.